Jak nie położyć rozmowy handlowej z przedstawicielami innych kultur? Poznaj zasady rządzące drugą kulturą.

Jak nas widzą w Unii

Każdy dobry handlowiec czy menedżer wie, że czasem na sukces w negocjacjach bardziej wpływa ich forma niż treść. Jest to szczególnie widoczne, gdy dopiero nawiązuje się współpracę z nowym partnerem – a to robi obecnie wiele firm, korzystając z otwarcia granic po wejściu do Unii. Owa forma to kilkanaście kluczowych elementów: styl zarządzania, podejście do czasu, przykładanie wagi do faktów czy emocji itp. Lista najważniejszych czynników znajduje się w przedstawionej poniżej ramce. Polski menedżer musi jednak poznać nie tylko podstawy kultury, z której pochodzi jego partner, ale także… swojej własnej. Mówimy wszak, że na prowadzenie interesów wpływają różnice kulturowe. A różnica to odległość pomiędzy dwoma punktami. Trzeba wiedzieć, gdzie leżą oba. Kłopot w tym, że nie zawsze wiemy, jak naszą własną kulturę postrzegają cudzoziemcy.

Firma szkolenia Training Projects zbadała, jak zachodnioeuropejscy pracodawcy postrzegają Polaków, którzy pracowali w krajach „starej” Unii. O opinię pytano 36 zagranicznych firm, które zatrudniały łącznie 150 Polaków. Wyniki badania nie każą nam popadać w kompleksy, ale też nie sugerują euforii.  Jesteśmy postrzegani jako zmotywowani do pracy, solidnie wykształceni (duża wiedza ogólna i ścisła) i jako szansa – na pomoc w wejściu na rynki Europy Środkowej i Wschodniej. Z drugiej strony, nie zawsze zachowujemy się etycznie (w tym nie dbamy o ochronę środowiska) i miewamy problemy z dotrzymywaniem wysokiej jakości. Często mamy też psychiczne opory z komunikacją w obcym języku – nawet jeśli już długo się go uczymy.

Za to położenie geograficzne nam sprzyja – nie tylko w sensie ekonomicznym czy logistycznym. To, że Polska leży w środku kontynentu, sprawia, że Polakom – w sensie mentalności – nie jest zbyt daleko do przedstawicieli innych krajów. Statystyczny dyrektor Kowalski, w oczach cudzoziemców przebywających w Polsce, jawi się jako osoba, do której najlepiej pasuje określenie „pół na pół”. Na równi ceni on istotę kontraktu (cena, jakość, termin itp.) jak i relacje panujące podczas współpracy (stąd wielu cudzoziemców dziwi się, dlaczego wolimy robić interesy ze znajomymi niż osobami obcymi). Wyjątkiem mogą być osoby pracujące w korporacjach zachodnioeuropejskich czy amerykańskich – oni dostosowali się do zachodniej kultury organizacyjnej swojego pracodawcy.

Kowalski jest umiarkowanie punktualny – niemieckie podręczniki międzykulturowe informują, że jeśli w Polsce partner spóźni się 10-15 minut na spotkanie, jest to akceptowalne. Za to Duńczykom doradza się, by nie komunikowali w Polsce krytyki i trudnych decyzji tak otwarcie, jak u siebie. Polacy nie mówią tak prosto z mostu, jak Duńczycy, ale są bardziej konkretni niż południowcy.

Podobnie jest z hierarchią i podejściem do kobiet: mamy znacznie więcej równouprawnienia i demokracji w zarządzaniu, niż mieszkańcy krajów basenu morza śródziemnego. Ale daleko nam do skandynawskiego modelu, gdzie odsetek kobiet we władzach firm sięga czasem 50%, a opinie sekretarki są równie uważnie słuchane, jak opinie prezesa.

Wreszcie, Polaków postrzega się jako osoby, które równą wagę przywiązują do faktów, jak i emocji. Niemcy i Finowie bywają zdziwieni, gdy negocjują z Kowalskim: na początku jest powściągliwy i opanowany, prezentuje konkrety i nie opowiada na wstępie dowcipów. Ale później szybko zaczyna ujawniać swoje emocje. Szczególnie Finów to dziwi, oni swoje emocje trzymają na wodzy znacznie dłużej.

O czym pamiętać podczas negocjacji i spotkań biznesowych

  1. Poznawanie się – sposób przywitania, przedstawiania się, podawania wizytówki.
  2. Hierarchia – kto podejmuje decyzje, kto wypowiada się pierwszy, czy panuje demokratyczny czy autokratyczny styl zarządzania, ile kobiet ma wysokie stanowiska? Np. nie należy się p, gdy Szwed będzie konsultował strategię firmy z sekretarką.
  3. Odległość i dotyk – czy stoimy blisko, poklepujemy się po ramieniu, czy zachowany jest dystans? Np. Hiszpanie dotykają się – poprzez muśnięcie ręki czy poklepanie po plecach – wielokrotnie częściej niż Polacy. Nie należy takiego dotyku interpretować jako spoufalania się.
  4. Relacje międzyludzkie czy czysty biznes – czy musimy się zaprzyjaźnić, zanim podejmiemy rozmowy o interesach, jak długo rozmawiać „o pogodzie”, zanim przejdziemy do rzeczy? W Finlandii zaczniemy rozmowy biznesowe po kilku minutach znajomości. Na południu Europy bez choćby krótkiej znajomości pozasłużbowej interesy będą szły jak po grudzie.
  5. Czas – punktualność, czy spóźnienia? To samo 15 minut spóźnienia w Niemczech będzie nietaktem, w Portugalii czymś wręcz wskazanym.
  6. Strój – formalny czy mniej formalny? Większość ludzi myśli, że na południu Europy do pracy chodzi się mniej formalnie, niż w Skandynawii. Nic bardziej mylnego – np. w Danii mało który pracownik nosi na co dzień garnitur.
  7. Styl rozmowy – czy luźna dyskusja, gdzie można przerywać drugiej stronie, czy uporządkowane w odpowiedniej kolejności mowy? W Niemczech porządek musi być nawet na zebraniu. We Włoszech burzliwa i nieuporządkowana, pełna emocji dysputa to coś oczywistego.
  8. Papier czy słowo – czy znaczenie mają formalne kontrakty czy ustne ustalenia? W Europie bywa z tym różnie. Kraje anglosaskie doceniają wagę słowa pisanego, ale Skandynawom często wystarczy umowa gentlemańska.
  9. Fakty czy emocje – lepiej podawać w negocjacjach barwne wizje czy suche tabele pełne liczb? Włocha do kupna partii samochodów przekonamy, pokazując dynamiczny film pełen pisków opon. Ale Niemiec bez poznania liczby koni mechanicznych i pojemności bagażnika na pewno nie kupi od nas auta.
  10. Odmawianie i krytyka – czy mówimy wprost to co mamy na myśli (szczególnie negatywne informacje), czy raczej dyplomatycznie, nie wprost, w zawoalowany sposób? W Danii może nas zdziwić, że krytykę przekazuje się drugiej osobie prosto w oczy, bez zbędnej dyplomacji. Takie zachowanie w Hiszpanii byłoby uznane za brak taktu.
  11.  Drażliwe punkty – czy są tematy, których nie wolno poruszać, gesty, których nie należy robić, prezenty, których nie wypada dać? Np. symbolika kolorów kwiatów w różnych krajach jest różna i można popełnić gafę.  Nie poruszajmy tematyki historii najnowszej w rozmowie z Niemcem, a tolerancji wobec innych religii w rozmowie z Francuzem.

 

Negocjacje międzykulturowe CZ. III
Oceń stronę