Praca zdalna nie uchroni Państwa przed nadmierną ilością spotkań. Spotkania przez Zoom lub w sali często pochłaniają czas i energię, podczas gdy najgłośniejsze, najbardziej ambitne i najstarsze osoby walczą o dominację, podczas gdy wszyscy inni przygotowują w myślach trzywierszową notatkę, która mogłaby zastąpić spotkanie. Jak zorganizować spotkanie, które będzie 10 razy lepsze – „10x spotkanie” – niż zwykłe? Według Darrena Chaita, spotkania stanowią mikrokosmos procesów, dynamiki i kultury firmy. Zna się na spotkaniach – jest współzałożycielem i dyrektorem operacyjnym Hugo, platformy do dzielenia się notatkami ze spotkań. Jego wpis gościnny na blogu Work Life firmy Atlassian zawiera praktyczne wskazówki, jak osiągnąć większą efektywność spotkań.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie z języka angielskiego (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia z komunikacji.
Take-Aways
- Spotkania ujawniają kulturę firmy.
- Pracownicy nie powinni spędzać na spotkaniach więcej niż 10% swojego tygodnia pracy.
- Należy stworzyć środowisko, w którym dobre pomysły liczą się bardziej niż osobiste wpływy.
- Przed spotkaniem należy uzyskać informacje zwrotne dotyczące porządku obrad, a po spotkaniu podzielić się notatkami ze spotkania w całej firmie.
Podsumowanie
Spotkania ujawniają kulturę Państwa firmy.
Jeżeli zastanawia się Pan, czy kultura Pana firmy jest zdrowa, proszę ocenić swoje spotkania. Spotkania firmowe ujawniają zwyczaje panujące w firmie i dynamikę relacji między poszczególnymi pracownikami. Spotkania stanowią okno na szersze procesy w organizacji. Właściwie prowadzone spotkania mogą stać się siłą dobra, która zwiększa zaangażowanie i efektywność. W 2014 r. prezes Forda Alan Mulally powiedział, że zmienił firmę, „wykorzystując spotkania do poprawy kultury firmy”.
„
Spotkania to szansa; to niewykorzystana siła do definiowania kultury, dopasowania i sposobu, w jaki Państwa zespół pracuje razem.”
Hugo, platforma do dzielenia się notatkami ze spotkań, dąży do „10x spotkań” – spotkań, które są 10 razy bardziej efektywne niż zwykłe spotkania. Takie spotkania przynoszą korzyści, które wykraczają poza samo spotkanie. Spotkanie 10x „demonstruje i wyznacza” kulturę organizacyjną.
Pracownicy powinni spędzać na spotkaniach nie więcej niż 10% swojego tygodnia pracy.
Jeżeli pracuje Pan 40 godzin tygodniowo, powinien Pan spędzić na spotkaniach tylko cztery z tych godzin. Ograniczenie czasu spotkań zmusza Państwa organizację do zwoływania spotkań wyłącznie w celu prowadzenia dyskusji, debaty, generowania pomysłów i ostatecznie podejmowania decyzji. Firmy nie powinny wykorzystywać spotkań do dzielenia się aktualnościami; mogą do tego celu wykorzystać aplikacje i oprogramowanie do współpracy.
„Proszę zapytać kogokolwiek z naszego zespołu, jak udaje nam się utrzymać tempo i wygrywać z efektywnością, a powie Panu jedno: to nasz czterogodzinny tydzień spotkań”.
Spotkania nie są miejscem, w którym można wygłaszać wykłady lub przekazywać zespołowi informacje. Należy wcześniej przekazać informacje i agendę spotkania, aby ludzie wchodzili na spotkanie z całą wiedzą, której potrzebują, aby podzielić się spostrzeżeniami i dodać wartość. Jeżeli muszą Państwo odbyć rozmowę w cztery oczy, proszę zorganizować wideoczat lub wyjść na spacer. Jeżeli sprawa nie wymaga dyskusji w czasie rzeczywistym, należy użyć mniej zakłócających narzędzi komunikacji, aby koledzy mogli odpowiedzieć na Państwa pytania w wolnej chwili.
Stworzyć środowisko, w którym dobre pomysły mają większe znaczenie niż osobista siła przebicia.
Spotkanie 10x tworzy „merytokrację pomysłów”, w której najlepsze pomysły wysuwają się na pierwszy plan niezależnie od tego, kto je zgłasza. Merytokracja pomysłów może się rozwijać tylko w środowisku uczciwości, znaczących relacji i przemyślanych dyskusji regulowanych przez „protokoły niezgody”.
„Mówiąc wprost, merytokracja pomysłów to środowisko, w którym wygrywa najlepszy pomysł – niezależnie od tego, skąd pochodzi”.
Na przykład, podczas podejmowania decyzji można zastosować pewien protokół niezgody. Działa on w ten sposób, że wszyscy mają prawo głosu w ważnych sprawach, ale głosy osób, na które wynik będzie miał największy wpływ, są więcej warte i są bardziej liczone: Na przykład osoba, która wykona zadanie, może oddać głos o wartości trzykrotnie większej niż głos osoby z zewnątrz. W merytokracji idei decyzje nie są edyktami wydawanymi przez starszych pracowników.
Przed spotkaniem należy poprosić o opinie na temat porządku obrad, a po spotkaniu podzielić się notatkami ze spotkania w całej firmie.
Porządek obrad należy przygotować wspólnie i rozdać przed spotkaniem. Dzięki temu każdy ma szansę przeanalizować porządek obrad, zadać pytania i zgłosić uwagi przed rozpoczęciem spotkania. Podczas spotkania należy zapisywać każdą decyzję. Proszę zanotować, dlaczego i jak podjęto decyzję, i udostępnić te notatki pozostałym członkom zespołu.
„Zmiana w kierunku spotkań 10x polega przede wszystkim na zmianie potencjału spotkań”.
Można wykorzystać takie narzędzie jak Confluence, aby udostępnić notatki ze spotkań do wglądu. Proszę dzielić się wynikami spotkań z całą firmą, aby te sesje przynosiły korzyści wszystkim, nawet tym, którzy nie mogą w nich uczestniczyć. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą na bieżąco z aktualnym podejściem i pomysłami w ważnych kwestiach.
O autorze
Darren Chait jest autorem książki 10X Culture: The 4-Hour Meeting Week and 25 Other Secrets from Innovative, Fast-Moving Teams, a także współzałożycielem i dyrektorem operacyjnym Hugo, platformy do dzielenia się i współpracy nad notatkami ze spotkań.