Jeszcze przed COVID-19 połączenia konferencyjne i spotkania wideo były częścią świata biznesu. Aby dobrze się rozwijać w tym zdalnym środowisku, przekonuje John Arthur, należy zrozumieć, jak najlepiej wykorzystać dzisiejszą technologię. W tym krótkim, praktycznym tekście Arthur wyjaśnia, w jaki sposób można zaprezentować się tak, jak chcielibyśmy, aby widzieli nas inni, ucząc się kluczowych strategii uczestniczenia lub prowadzenia telekonferencji i spotkań wideo. Arthur oferuje pomocne wskazówki dotyczące wielu kwestii, w tym jak wybrać miejsce, jak modulować głos, jak ustawić dźwięk, wideo i oświetlenie.
Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze szkolenia z przywództwa.
Wskazówki
- Ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie, firmy będą coraz bardziej polegać na wirtualnych spotkaniach.
- Umożliwienie pracownikom pracy w domu pozwala zaoszczędzić pieniądze i zmniejszyć o połowę wskaźnik odejść.
- Firmy muszą określić wytyczne dotyczące wirtualnych spotkań.
- Przygotowanie, przyjemny „głos telefoniczny” i właściwa etykieta telefoniczna poprawią jakość Państwa rozmów konferencyjnych.
- Aby zabłysnąć podczas wideokonferencji, należy zadbać o profesjonalizm swojej obecności.
- Praktyka pomoże Państwu udoskonalić umiejętności prowadzenia wirtualnych spotkań.
- Należy radzić sobie ze „zmęczeniem Zoomem”, aby wyprzedzić konkurencję.
Podsumowanie
Ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie, firmy będą coraz bardziej polegać na spotkaniach wirtualnych.
Od 2010 roku firmy coraz częściej korzystają ze spotkań zdalnych: Rozmowy telefoniczne „od osoby do osoby” stały się rozmowami konferencyjnymi, a spotkania osobiste przekształciły się w spotkania wideo. COVID-19 przyspieszył trend w kierunku wirtualnej interakcji. Wideokonferencje są obecnie wszechobecne. Pandemia pokazuje, dlaczego pracownicy, którzy chcą awansować, i firmy, które chcą utrzymać się na rynku, muszą nauczyć się korzystać z tej technologii.
Postęp technologiczny jest równoległy do wzrostu liczby konferencji audio i wideo. W czasach, gdy pobieranie obrazu z Internetu trwało prawie pół minuty, żadna dostępna technologia nie oferowała skutecznego sposobu łączenia wielu osób za pomocą wideo. Dzisiejsza większa szerokość pasma umożliwia wiele takich działań.
„Na szczęście… [koronawirus] zapoczątkował trend pracy w domu, który prawdopodobnie nigdy się nie odwróci”.
Wirtualne spotkania nasiliły się ze względu na rosnącą liczbę freelancerów i „cyfrowych nomadów”, którzy zarabiają na życie głównie przez Internet. Ponieważ osoby te mogą pracować tysiące kilometrów od siedziby Państwa firmy, spotkania osobiste należą do rzadkości. Możliwość korzystania z najlepszych talentów, niezależnie od tego, gdzie się znajdują, pozwala firmom zaoszczędzić pieniądze, a praca w Internecie zwiększa możliwości freelancerów.
Praca w domu to dla Państwa pracowników oszczędność pieniędzy i zmniejszenie o połowę liczby odejść.
Dla firm, korzystanie z usług freelancerów poza siedzibą firmy oznacza możliwość wyboru z większej puli talentów. Mogą Państwo wybrać freelancerów do konkretnych projektów przy niższych kosztach. Firmy wydają mniej na przestrzeń biurową, gdy zatrudniają pracowników zdalnych. Nawet jeśli połowa Państwa pełnoetatowych pracowników będzie pracować w domu, przyniesie to znaczne oszczędności.
Freelancerzy również czerpią korzyści finansowe. Mogą obsługiwać globalnych klientów, mieszkając w miejscach o niższych kosztach utrzymania. Chociaż freelancerzy ponoszą początkowe koszty zakupu sprzętu, którego wymaga wirtualne biuro, mogą zaoszczędzić na dojazdach i innych wydatkach związanych z pracą. Praca w domu pomaga również w utrzymaniu pracowników. Forbes podaje, że ponad 80% pracowników chciałoby pracować w domu. Pracownicy często mają lepsze morale, gdy nie muszą dojeżdżać do pracy lub zmagać się z biurowym zamieszaniem.
Firmy muszą określić wytyczne dotyczące spotkań wirtualnych.
Niektórzy liderzy lubią spotkania osobiste, gdy tylko jest to możliwe, inni wolą spotkania wirtualne. Niezależnie od skłonności Państwa firmy, należy określić wytyczne dotyczące spotkań wirtualnych. Proszę sprecyzować, czy spotkania będą odbywały się w formie audio czy wideo, gdzie można przebywać podczas spotkań, kto będzie tworzył porządek obrad i robił notatki.
Liderzy biznesowi mogą zachęcać do spotkań wirtualnych, wspierając je bardziej niż spotkania osobiste i będąc „w pełni zaangażowanymi i energicznymi” podczas konferencji audio lub wideo. Liderzy powinni zapewnić pracownikom środki potrzebne do pracy w domu. Może to obejmować opłacenie usługi telefonii komórkowej. Być może trzeba będzie również zainwestować w technologię konferencyjną dla biura.
„Nie ma większego zabójcy ruchu spotkań wirtualnych niż platforma, która nie działa dla Państwa ludzi”.
Osoby pracujące w domu mogą mieć do czynienia z trudnymi do pokonania przeszkodami. Pracując zdalnie, należy znaleźć miejsce do pracy, które pomaga się skupić i daje poczucie rutyny. Praca w kawiarni nie jest uważana za pracę w domu. Takie miejsca są pełne zakłóceń. Hałas w tle będzie miał wpływ na Państwa rozmowy biznesowe lub spotkania wirtualne.
Jeżeli potrzebują Państwo wygodnego krzesła lub pomocy ergonomicznych, należy je nabyć. Niewygoda podczas siedzenia przed komputerem będzie miała wpływ na jakość Państwa pracy. Proszę wziąć pod uwagę wizualny wpływ biurka. Biurko stojące pozwala na łatwiejsze poruszanie się podczas wirtualnego spotkania i może wyglądać bardziej naturalnie.
Stworzenie funkcjonalnego biura domowego zaczyna się od solidnego połączenia internetowego. Wysokiej jakości połączenia wideo wymagają przepustowości około 1 megabita na sekundę. Jeszcze lepsza jest przepustowość 1,5 Mb/s. W razie potrzeby należy zmodernizować połączenie do tych prędkości. Jeżeli Państwa sprzęt lub połączenie okażą się niewystarczające, będą Państwo wyglądać nieprofesjonalnie.
Czy hałas dzieci lub zwierząt domowych będzie miał wpływ na rozmowy? Proszę znaleźć miejsce do pracy, gdzie głośne dźwięki nie będą przeszkadzać. Stworzyć rutynę. Codziennie należy zaczynać pracę o tej samej porze, aby dotrzymywać terminów i osiągać cele. Rozważyć możliwość ubierania się w ciągu dnia tak, jak gdyby szło się do biura. Noszenie bardziej formalnych ubrań powoduje wzrost wydajności.
Przygotowanie, przyjemny „głos telefoniczny” i właściwa etykieta telefoniczna poprawią jakość Państwa rozmów konferencyjnych.
Kiedy przygotowują się Państwo do rozmowy konferencyjnej, należy upewnić się, że znajdują się Państwo w cichym miejscu, bez hałasu w tle. Czułość obecnej technologii oznacza, że będzie ona przekazywać więcej hałasu niż się Państwu wydaje. Jeżeli mają Państwo stary komputer, nie należy korzystać z audio na nim. Ponieważ ludzie mogą znajdować się w różnych strefach czasowych, południe jest najlepszym czasem na rozmowy konferencyjne. Ograniczyć spotkania dotyczące jednego tematu do 15 minut. Nawet dogłębne dyskusje nie powinny trwać dłużej niż 45 minut.
Podobnie jak w przypadku spotkań osobistych, należy rozesłać wszelkie materiały, z którymi uczestnicy powinni się zapoznać przed spotkaniem. Agenda jest zawsze ważna, a w przypadku połączeń konferencyjnych okazuje się jeszcze ważniejsza. Agenda pomaga ludziom przygotować się, zadać pytania lub rozważyć kwestie związane z tematem spotkania. Należy wyznaczyć limity czasowe dla każdego punktu porządku obrad. Należy pamiętać, że klienci mogli nie przeczytać przygotowanych przez Państwa materiałów i odpowiednio dostosować swoją prezentację. Pomocne może być stworzenie i przekazanie streszczenia materiałów przedkonferencyjnych.
„
Proszę poruszać się po rozmowie jak emcee w talk show i sprawić, aby ludzie łatwo za nim nadążali”.
Ponieważ uczestnicy nie widzą Państwa mowy ciała, głos staje się o wiele ważniejszy podczas przekazywania informacji. Gospodarze radiowi często przesadzają z wysokością i tempem głosu, ponieważ dzięki temu inni lepiej ich rozumieją. Proszę stworzyć „głos telefoniczny”, aby zwiększyć swój zakres głosu i eksperymentować z mówieniem szybciej lub wolniej. Pomocna etykieta połączeń konferencyjnych obejmuje przedstawienie się gospodarza i innych uczestników rozmowy, poproszenie o wyciszenie telefonów, gdy nikt nie mówi, oraz unikanie wielozadaniowości podczas rozmowy.
Aby zabłysnąć podczas wideokonferencji, należy zadbać o profesjonalizm swojej obecności.
Wideospotkania często wydają się mniej bezosobowe niż rozmowy konferencyjne i dlatego łatwiej nawiązuje się na nich relacje. Przygotowanie do wideospotkań jest pod wieloma względami podobne do przygotowania do rozmów konferencyjnych, ale w przypadku wideorozmów należy wziąć pod uwagę dodatkowe elementy techniczne i prezentacyjne. Jeżeli organizują Państwo spotkanie wideo, należy się wcześniej zalogować i określić wytyczne dotyczące spotkania. Po zakończeniu wideokonferencji należy szybko zamknąć aplikację do obsługi spotkań.
Należy upewnić się, że Państwa łącze internetowe jest w stanie obsłużyć spotkanie wideo, które wymaga znacznie większej przepustowości niż rozmowa konferencyjna. Sprzęt wideo może być różny, ale należy pamiętać o wysokiej jakości, która nie powoduje „opóźnień” podczas spotkania. Większość obecnych tabletów i laptopów posiada odpowiednie kamery. W przypadku problemów technicznych, korzystanie z telefonu w celu uzyskania dźwięku jest zazwyczaj lepsze niż korzystanie z mikrofonu w komputerze. Zawsze należy przetestować swój sprzęt na początku dnia i pomiędzy spotkaniami. Prędkość Internetu można sprawdzić za pomocą darmowego oprogramowania online.
„
Czynnik rozpraszający w postaci słabego sprzętu wideo lub złej przepustowości jest ogromny.”
Proszę dowiedzieć się wszystkiego o oprogramowaniu do wideokonferencji, z którego będą Państwo korzystać. Na przykład Zoom pozwala na wyłączenie obrazu podczas spotkania, jeżeli trzeba na chwilę zniknąć.
W przeciwieństwie do rozmowy głosowej, rozmowa wideo wymaga od Państwa wizualnej prezentacji jako profesjonalisty. Proszę usiąść lub stanąć przed „prostym i profesjonalnym” tłem. Jeżeli nie są Państwo zadowoleni ze swojego rzeczywistego tła, wiele aplikacji pozwala na stworzenie tła wirtualnego. Osoby biorące udział w rozmowie wideo będą widziały przestrzeń roboczą pomiędzy Panem a kamerą komputera, dlatego należy zadbać o to, aby ta przestrzeń była wolna od bałaganu. Wszystko, co porusza się w kadrze, czy to Państwa ręka, czy wentylator sufitowy, może wpłynąć na czystość obrazu. Podczas spotkania należy patrzeć w kamerę komputerową.
Należy wybierać ubrania w jednolitych kolorach, w neutralnych odcieniach, takich jak szarości lub błękity. Ubrania czarno-białe lub o intensywnych wzorach nie prezentują się dobrze na wideo. W przypadku mężczyzn, zarost jest bardziej widoczny na nagraniach wideo niż na żywo. Zoom posiada funkcję „Popraw mój wygląd” w zakładce Ustawienia wideo, która łagodzi wygląd skóry i jej odcień.
Oświetlenie również może poprawić Państwa wygląd w sieci. Najlepsze jest światło naturalne. Jeżeli to możliwe, należy zwrócić się w stronę okna. Proszę spróbować mieć okno lub światło również z boku. Aparat fotograficzny powinien znajdować się na wysokości oczu, a nie pod nimi. Można zainwestować w podstawkę pod laptopa, aby podnieść komputer na wysokość wzroku, lub podeprzeć go książkami.
Proszę wziąć przykład z prezenterów wiadomości telewizyjnych i trzymać oczy na kamerze. Proszę naśladować ich sposób mówienia, poruszania się i niewerbalnej komunikacji z widzami. Chociaż uśmiech jest ważny, opowiadanie dowcipów nie jest dobrym pomysłem.
Praktyka pomoże Państwu udoskonalić umiejętności prowadzenia wirtualnych spotkań.
Bycie lepszym prezenterem na wirtualnych spotkaniach wymaga tylko jednego: praktyki. Jeżeli będą Państwo pracować nad swoimi osiągnięciami, będą się Państwo doskonalić. Proszę się przygotować do wirtualnych spotkań. Nie oznacza to, że należy zebrać się na pięć minut przed jego rozpoczęciem. Na długo przed spotkaniem należy opracować wstępne oświadczenie, które przyciągnie uwagę słuchaczy. Proszę określić punkty, które chcą Państwo przedstawić i przejścia między nimi. Jeżeli korzystają Państwo z aplikacji do wideokonferencji, proszę upewnić się, że wiedzą Państwo, jakie funkcje oferuje i jak z nich korzystać.
Proszę eksperymentować z własnym stylem przemawiania i konfiguracją wirtualnego spotkania. Na przykład autor John Arthur używa dwóch monitorów komputerowych, ustawionych obok siebie: Jeden z nich pokazuje uczestników spotkania, a na drugim wyświetla się jego agenda. Kiedy musi przejść do następnego punktu, może go łatwo zobaczyć. Używanie notatnika na biurku jest mniej inwazyjne niż pisanie na komputerze podczas spotkania.
Głos jest ważny podczas rozmowy konferencyjnej i spotkania wideo, ale słowa to tylko niewielka część sposobu komunikowania się. Jeszcze ważniejszy jest ton głosu i język ciała.
Proszę nauczyć się wykorzystywać swój oddech do wspierania jakości głosu. Śpiewacy stosują techniki oddechowe, aby zwiększyć swój zasięg i głośność. Proszę znaleźć „tembr głosu” w swoim naturalnym zakresie, który daje czysty i mocny dźwięk. Proszę nauczyć się bawić gamą głosową, aby nie mówić monotonnie. To, co dla Pana może być nadmierną ekspresją, dla uczestników spotkania audio lub wideo może okazać się ujmujące.
„
Ton głosu jest niedoceniany jako technika komunikacji”.
Proszę nagrać film z własnym wystąpieniem, jak to robią wszyscy najlepsi mówcy publiczni. Po obejrzeniu materiału może się okazać, że wystąpienie, które uważali Państwo za interesujące, jest nudne. Wiele programów do nagrywania wideo oferuje „strefę spotkań testowych”, w której można przećwiczyć swoją prezentację. Niektóre pozwalają na nagrywanie spotkań. Niezależnie od sposobu ćwiczenia, ważne jest powtarzanie. W miarę jak będą Państwo coraz bardziej zaznajamiać się z wirtualnymi spotkaniami, ich wymogami technologicznymi i Państwa materiałem, Państwa prezentacje będą coraz lepsze.
Jeżeli denerwuje się Pan przed spotkaniem, proszę spróbować ćwiczenia oddechowego. Proszę zrobić wdech na cztery sekundy, wytrzymać siedem sekund i zrobić wydech na osiem. Proszę powtórzyć to trzy razy, pomoże to Państwu się zrelaksować. Przed rozpoczęciem spotkania należy wziąć kilka głębokich oddechów i zrobić głęboki wydech. Przygotowanie zmniejszy Państwa niepokój.
Mogą Państwo poradzić sobie z „Zoom fatigue” i wyprzedzić innych.
Nacisk na spotkania wirtualne podczas pandemii COVID-19 doprowadził do „zmęczenia Zoomem”. Prowadzenie spotkań wideo wymaga więcej wysiłku niż spotkań osobistych. Podczas spotkania wideo przez większość czasu patrzy się na siebie, co nie jest czymś, co się zwykle robi. Nie otrzymuje się informacji z języka ciała i mimiki twarzy, jak podczas spotkania osobistego. Oznacza to, że musi się Pan bardziej skoncentrować. Mimo że nie kontaktuje się Pan z kolegami w ten sam sposób, The Wall Street Journal donosi, że prawdopodobnie kontaktuje się Pan z większą liczbą osób niż zwykle.
„Zwiększa się liczba interaktywnych zobowiązań, co może być męczące nawet dla ekstrawertyka”.
Aby poradzić sobie ze zmęczeniem, należy przyjąć do wiadomości, że ono istnieje. Proszę przewidzieć przerwy między spotkaniami. Jeżeli Państwa partnerzy pozwalają, zamienić rozmowę wideo na rozmowę konferencyjną. Jeżeli spotkanie wideo trwa długo, można przerwać je na minutę lub dwie i poruszać się. Zakup stojącego biurka lub większego monitora może pomóc w złagodzeniu zmęczenia Zoomem.
O autorze
Executive John Arthur napisał również Manage Your New Career: Szybko się ucz, unikaj pułapek i rozpoczynaj karierę z impetem.