Wśród menedżerów rośnie popularność zarządzania projektowego. Ilość realizowanych przedsięwzięć w takich firma drastycznie rośnie. Co zrobić, by nie wpaść w pułapkę wąskiego gardła i nie zredukować skuteczności działania biznesu?

– Jeśli w  korporacji ciągle przeprowadza się dużą liczbę długofalowych i kosztownych przedsięwzięć, często opłacałoby się wcześniej podjąć pewne kroki zapobiegawcze, które uczynią organizację bardziej dostosowaną do planowanych przedsięwzięć – zauważa Jolanta Uran z Training Projects. – Dość regularnie organizujemy z naszymi trenerami wyjazdy integracyjne dla grup projektowych. Z doświadczenia możemy powiedzieć, iż znakomita część problemów w projektach nie stanowi pochodnej błędów popełnianych przez liderów projektów. Prawdziwe dno problemu leży w niedopasowanej do tych przedsięwzięć filozofii zarządzania w przedsiębiorstwie. Najczęściej dane przedsiębiorstwo było zwyczajnie „zaprogramowane” pod ciągłe procesy (np. logistyczne) a nie jednorazowe projekty. W takiej sytuacji w zasadzie wiadomo co trzeba zrobić: czeka nas ważna ale na szczęście dość szybka i bezbolesna reorganizacja.

Rzecz jasna jeżeli przedsiębiorstwo funkcjonuje w zdecydowanej większości z procesów (a nie projektów), nie ma sensu „modelować” kultury organizacyjnej „pod projekty” – taka zmiana przyniesie raczej straty niż benefity. Jednak gdy znaczącą część „egzystencji organizacji” stanowią projekty, szefostwo może przemyśleć wdrożenie zmian, które poprawią efektywność realizowanych projektów. Zaznaczamy – jedynie przeanalizować – nie każda zmiana pasuje wszakże do każdej organizacji. Sporo zależy od rynku, branży czy wielkości firmy oraz dostępnych zasobów finansowych. Bo przebudowywanie firmy zwykle oznacza konieczność jakichś inwestycji finansowych.

Trenerzy Training Projects spisali 8 powszechnie występujących w firmach ograniczeń efektywności w projektach.
1.    Zarząd firmy zbiera się zbyt rzadko by można było liczyć na jego terminowe i sprawne decyzje
2.    Lider zespołu projektowego, choć ma władzę decyzyjną, woli najmniejszy szczegół konsultować z zarządem
3.    Macierzowa struktura projektowa i funkcjonalna sprawiają ze każdy pracownik ma aż dwóch szefów: w projekcie i dziale
4.    Pojawia się chaos informacyjny
5.    Nikt nie wie, jakie mają być kolejne kroki w przedsięwzięciu – szef tego nie przekazuje
6.    Brak kryteriów jakościowej oceny celów i zadań
7.    Zamiast zbadań w rozmowach i ankietach potrzeby odbiorców naszego projektu, zakładamy że samy wiemy lepiej co klientowi się spodoba
8.    Wywarzanie otwartych drzwi – szukanie odpowiedzi dla pytań, na które odpowiedziały poprzednie projekty

Jakie zmiany korporacje wybierają najczęściej? Zwykle kiedy w prowadzonych przez firmę projektach zauważamy ograniczenie w samych zasobach ludzkich, ponieważ wszyscy zajęci są innymi zadaniami, i trudno ich oddelegować do projektów, zwykle można polecić pomysł określany jako Program Pracy Czasowej. To po prostu współpraca z agencją pracy czasowej – taką jak Manpower czy Workexpress, która rekomenduje nam na czas od kilku dni do kilku tygodni specjalistów o poszukiwanych przez nas kwalifikacjach czy uprawnieniach. Trzeba to przyznać – nie zawsze są to najzdolniejsi ludzie na rynku i trzeba ich przez pewien czas wdrażać. Ale na stanowiskach o dość uniwersalnych specjalizacjach – jak prawnik, programista, logistyk czy grafik – sprawdza się to całkiem nieźle, zważywszy iż takim osobom płacimy wyłącznie za te dni kiedy naprawdę ich potrzebujemy

Jeżeli kłopotem dla firmy jest zbyt duża liczba projektów i ich szczególnie duże nasilenie w określonych momentach, pomóc może udostępnienie wszystkich planów projektów w firmowym intranecie – dzięki temu wszyscy mogą tak organizować swoje projekty, by nie wchodzić w kolizje z innymi. Ew. wprowadzenie w Intranecie rezerwacji najbardziej newralgicznych zasobów, np. samochodów, a nawet dni i godzin najbardziej kluczowych specjalistów (np. księgowego, rzecznika prasowego).

Wreszcie ostatni pomysł to wprowadzenie standardowej dla wszystkich projektów matrycy oceny śródokresowej i końcowej projektów. To w wysokim stopniu przyspieszy audyty projektowe, wewnętrzne kontrole – a w rezultacie, np. pokontrolne uruchamianie kolejnych transz budżetów projektowych.

– Szczerze polecam przeanalizowanie kwestii dostosowania standardów zarządzania do specyfiki projektów – konkluduje Witold Mockałło, konsultant w firmie Training Projects. – To nieraz oznacza sporą redukcję zbędnych wydatków w projektach, a co najważniejsze – trwale rosnącą efektywność naszych projektów.

Firma o kulturze projektowej – dla menedżerów projektów
Oceń stronę

6 Comments

  1. Zastanawiam się czy w firmie typowo produkcyjnej, z dłuimi seriami wytwórczymi, jest w ogóle sens budowac kulturę zarządzania w oparciu o metody projektowe. Mamy oczywiscie wiele projektów w biurze, ale jednak 90% kadry pracuje na produkcji. Czy da się zbudowac taką kulturę tylko w biurze i jednoczesnie pozostać firmą optymalizująca procesy w filozofii lean i kaizen na samej produkcji? Ciekaw jestem Państwa doświadczeń w tej materii.

    Tadek
    1. W takiej firmie nie ma sensu ustawiać wszystkiego pod projekty – przynajmniej na produkcji. Warto jednak wyłonić osoby, które mają być kierownikami projektów i te gruntownie przeszkolić z metod i technik zarządzania projektami. Natomiast dla członków grup projektowych – także na produkcji – warto polecić jedną z gier symulacyjnych, które przez zabawę uczą umiejętności planowania projektów. my polecamy np. naszą Project Simulation.

      Dorota Owczarska
  2. W takiej firmie nie ma sensu ustawiać wszystkiego pod projekty – przynajmniej na produkcji. Warto jednak wyłonić osoby, które mają być kierownikami projektów i te gruntownie przeszkolić z metod i technik zarządzania projektami. Natomiast dla członków grup projektowych – także na produkcji – warto polecić jedną z gier symulacyjnych, które przez zabawę uczą umiejętności planowania projektów. my polecamy np. naszą Project Simulation.

    Dorota Owczarska
  3. A czy mają Państeo jakieś bardziej interaktywne zajęcia, które mogłyby całej firmie – wszystkim 270 pracownikom – pokazać w fajny sposób, co to jest projekt i jak pracować z prjektami,. na takim podstawowym poziomie? Przy czy nie ma to być wykład. Co mogliby Państwo zaproponowac?

    Projektus
    1. Jeżeli zależy Państwu na pokazaniu grupie (na podstawowym poziomie) poprzez interaktywny sposób co to jest projekt to dobrze sprawdzi się tutaj Construction Game. Gra, w której zespoły wspólnie budują most nad największą rzeką w kraju. Niby zwykła budowa, ale projekt wcale nie jest taki łatwy. Zespół projektowy musi zaplanować nie tylko technologię. Znacznie istotniejsze są elementy menedżerskie: budżet projektu, harmonogram prac i podział zadań w zespole, spotkania robocze członków poszczególnych podgrup, współpraca i komunikacja w zespole i pomiędzy zespołami – ze szczególnym naciskiem na myślenie wspólnotowe, likwidowanie barier dzielących podgrupy, bo uczestnicy podzieleni są na małe grupki, a każda w określonym czasie musi wybudować swój półmetrowy odcinek mostu.

      Dorota Owczarska

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.