Team building zmieniający kulturę działu sprzedaży

(Tekst jest fragmentem naszej książki „Budowanie zespołu – organizacja szkoleń team building)

Klient poprosił o szkolenie, które z grupy fachowych i zmotywowanych, ale niezgranych handlowców (rozproszonych regionalnie) uczyni pełnoprawny zespół. Czyli – integracja pełna zabaw, ale z bardzo precyzyjnym celem biznesowym.

W takich sytuacjach staramy się przestrzegać sześciu zasad, które sprawią, że team building będzie skuteczny. Przede wszystkim dla firmy: pozwoli zrealizować konkretne cele, wniesie pozytywne zmiany w zachowaniach ludzi, rozwiąże konkretny problem. Ale także dla ludzi: rozwinie ich umiejętności pozwoli im pracować łatwiej, rozwiąże ich problemy, sprawi, że praca dawać będzie więcej satysfakcji. A do tego będzie miłym, niezapomnianym przeżyciem.

Oto te zasady:

1. Określ precyzyjny cel szkolenia – wtedy masz szansę na konkretną zmianę
2. Przeprowadź analizę potrzeb i sytuacji – tylko wtedy szkolenie skupi się na tym, co dla firmy ważne, nie będzie błądzić
3. Wybierz odpowiednią metodologię – inną dla ludzi w różnym wieku, zróżnicowanej kondycji i doświadczeniu.
4. Wybierz trafnie dopasowanego trenera – praktyka – oczywiście byłego menedżera, ale też pasującego osobowością do grupy
5. Zorganizuj trening w atrakcyjnym miejscu – w końcu o sukcesie zajęć terenowych decyduje także sam teren
6. Zadbaj o zgodność z Kodeksem Outdooru.

1. Określ precyzyjny cel szkolenia

Pierwszym krokiem jest określenie głównego (nawet jeśli nie jedynego) oczekiwania. Nie wszystko na raz jest możliwe. W praktyce najczęściej szkolenie team building adresuje (poza zabawą) jeden lub dwa z poniższej listy celów:

• zbudowanie nowego zespołu
• integracja pracowników na poziomie całej firmy (by identyfikowali się z firmą jako całością a nie tylko swoim działem)
• integracja konkretnego zespołu – wzmocnienie relacji, albo kultury zespołowości
• zmiana wybranych zachowań – wyeliminowanie negatywnych lub wzmocnienie pozytywnych
• zmiana postawy lub zainspirowanie do innego sposobu myślenia
• rozwój konkretnych umiejętności, np. komunikacji w zespole
• podniesienie motywacji do pracy

Każdy z tych celów będzie realizowany w inny sposób. Wymagać będzie nie tylko innych rodzajów ćwiczeń, ale też sposobu prowadzenia zajęć, organizacji grupy (w tym podziału na podgrupy) itp. W tym przypadku klient jednoznacznie poprosił o cel nr 3.

PRZYKŁAD

Stwierdziłeś, że zajęcia team building mają integrować wszystkich pracowników firmy: pokazać, że firma to jedna całość a nie kilka osobno działających departamentów. Dodatkowo, chcesz pokazać, że działy powinny współpracować na rzecz jednego celu, a nie rywalizować. Tak postawione cele wpłyną na scenariusz i podział podgrup.

Jeśli w ramach każdej z podgrup „wymieszasz” ludzi z różnych departamentów, to masz szansę, że poznają oni osoby z innych działów, zintegrują się ponad formalnymi podziałami i stworzą poziome kanały komunikacji. Jeśli zaś nas szkoleniu pozostawisz taki podział, jaki obowiązuje w firmie, to nastąpi „integracja w podgrupach” i rywalizacja „kto lepiej zbuduje tratwę: finansiści czy handlowcy?”

To samo dotyczy celu. Jeśli nie postawisz jednego wspólnego dla całej firmy (np. „wszyscy budujemy jeden obóz by móc w nim zamieszkać”) ale rywalizacyjne („kto pierwszy rozstawi swój namiot”), to zamiast współpracy wykreujesz konkurencję pomiędzy działami.

Jeżeli cel szkolenia nie zostanie precyzyjnie zdefiniowany, trudno mówić o korzyściach dla pracodawcy. Nie da się przecież osiągnąć celu, którego się nie określiło. Chyba, że przypadkiem. A po co inwestować pieniądze w działania, które nie realizują żadnego wymiernego celu?

2. Przeprowadź analizę potrzeb i sytuacji

Samo zdefiniowanie celu to dopiero pierwszy krok do zapewnienia jego skuteczności. Kolejny pozwoli sprawić, że nie tylko zmierzamy do właściwego celu, ale że robimy to możliwie najkrótszą drogą.

Analiza potrzeb, którą zwykle prowadzimy, przebiega na kilku poziomach:

1. Poznanie sytuacji szkolonego zespołu. W szczególności poznanie szans, ograniczeń, możliwości działań, kultury pracy zespołowej itp. Dzięki temu szkolenie proponować będzie tylko te rozwiązania, które są w firmie możliwe do wdrożenia. Trudno np. zachęcać do „stałych osobistych rozmów”  zespół, który pracuje rozrzucony w pięciu województwach.
2. Poznanie umiejętności, jakie ma już grupa w zakresie omawianej tematyki. Tak, by dostosować poziom szkolenia do grupy. Bezcelowe będą proste, elementarne gry integracyjne dla doświadczonych menedżerów chcących kształtować swoją postawę przywódcy.
3. Poznanie rzeczywistych sytuacji z życia zawodowego grupy. To pozwoli podsumowywać gry outdoor tak, by doszukiwać się w nich analogii do sytuacji zawodowych. Tu skupialiśmy się na radzeniu sobie z rozproszeniem, wymianie doświadczeń i patentów handlowych między regionami, obsłudze klientów ponadregionalnych…
4. Analiza oczekiwań samych uczestników – odniesienie się nie tylko do problemów  pracodawcy, ale i zagadnień ważnych dla pracowników. W szczególności dotyczy to formy zajęć: chcą zabaw na wodzie czy w górach, ekstremalnych fizycznie, czy mniej forsownych?

3. Wybierz odpowiednią metodologię

Istnieje co najmniej kilkanaście form szkoleń plenerowych. Najpopularniejsze to gry fabularne, strategiczne, scenariusze ekstremalne, outdoor miejski, wodny, muzyczny, filmowy… W naszej ofercie mamy prawie 100 gier. Musimy dobrać na zajęcia maksymalnie kilka – za to trafnych. Z jednej strony – oddających cele spotkania. Z drugiej takich, które dla tej konkretnej grupy będą atrakcyjne. Przykładowo, jaki poziom aktywności sprawi grupie frajdę:

1. rekreacja (niewielki wysiłek fizyczny i brak zadań o podwyższonej dawce adrenaliny),
2. adrenalina (zadania w których wysiłek fizyczny jest umiarkowany, ale poziom adrenaliny podwyższony)
3. ekstrema (zadania z dużym wysiłkiem fizycznym i wysokim poziomem adrenaliny – tylko dla niektórych uczestników)

Zawsze staramy się też proponować fabułę, której jeszcze nie próbowali uczestnicy danego szkolenia – by nie nudzić ich zajęciami podobnymi do zeszłorocznych. I dobrać poziom trudności merytorycznych (np komunikacyjnych czy decyzyjnych), który dla grupy będzie ambitny ale i osiągalny.

Fabuła i poziom trudności nie mają związku z merytorycznym tematem szkolenia. Prawie z każdej dziedziny można ułożyć program złożony z ćwiczeń o odpowiedniej formie i poziomie trudności.

4. Wybierz doświadczonego trenera – praktyka

Ktoś, kto prowadził jedynie tradycyjne szkolenia, a w team building brał udział jedynie jako uczestnik, ma małe szanse poradzić sobie jako prowadzący.  Przykładowo, nasi trenerzy – choć często bardzo doświadczeni coachingowo i menedżersko – najpierw poznają nasze gry na spotkaniach certyfikacyjnych, a potem jeszcze kilkanaście razy prowadzą je jako trenerzy-asystenci. Dopiero wtedy powierzamy im samodzielnie prowadzenie grup.

Szkoleniowiec prowadzący np. sesję wykorzystującą elementy wspinaczki, nie musi być oczywiście specjalistą od zakładania na skale punktów asekuracyjnych czy doboru lin do ćwiczenia. Tę część pracy wykonuje ratownik z uprawnieniami. Jednak trener także musi poznać podstawy wspinaczki – znać kilka popularnych węzłów, nauczyć się zakładać uprząż zabezpieczająca. Z pytaniami o to będą się do niego zwracać uczestnicy. Jeśli nie będzie znał nawet podstawowych odpowiedzi, straci wiarygodność. A zaufanie do trenera jest przecież podstawą skuteczności szkolenia. 

Idealna kombinacja cech dobrego trenera team building to:

2. były menedżer, mający osobiste wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu zespołem (szkolenia outdor dotyczą najczęściej tematyki zespoły i przywództwa) – to kryterium spełniają wszyscy nasi trenerzy
3. Trafnie dobrana osobowość – i to już dla każdej grupy oznacza co innego. Czasem grupa potrzebuje silnego i dominującego charakteru, a czasem refleksyjnego i empatycznego słuchacza. Czasem kogoś kto czuje kulturę AGILE i mentalność pokolenia Z, a czasem osobę która ma bardzo bogatą wiedzę psychologiczną lib analityczne spojrzenie. Staramy się wyczuć, który trener – choć równie fachowy jak wszyscy pozostali – zbuduje lepszy klimat szkolenia. Przykładowo, tu do grupy silnych osobowościowo handlowców świetnie sprawdził się nasz trener, który też ma silną i ekstrawertyczną osobowość, pracował kilka lat jako handlowiec i potem kilkanaście jako dyrektor sprzedaży.

W szkoleniach team building rzadko sprawdzają się wykładowcy akademiccy – stosowane przez nich na co dzień metody wykładowe niewiele mają wspólnego z grami terenowymi. Niezbyt dobrym pomysłem jest tez zatrudnianie psychologów-terapeutów, którzy nigdy nie pracowali w przedsiębiorstwach (szczególnie jako menedżerowie). Nie będą rozumieli specyfiki zespołu biznesowego. Jeśli takie osoby jedynie prowadziły indywidualną praktykę, może im też zabraknąć praktycznej znajomości funkcjonowania zespołu. Bo – jak sama nazwa „indywidualna” wskazuje, ich osobiste doświadczenie w pracy zespołowej nie jest zbyt wielkie.

5. Zorganizuj trening w atrakcyjnym miejscu

Skoro organizujemy szkolenie terenowe, zawsze staramy się sami zaproponować optymalny teren. Uczestnicy spędzą w nim jeden lub dwa dni. Powinni czuć się swobodnie (a więc z dala od spacerowiczów i gapiów)  i przyjemnie (miejsce powinno być miłe dla oka  – np. z dala od ruchliwej szosy, wysypiska śmieci czy fabryk). Musi też być bezpieczne. Jeśli np. organizujemy zajęcia na wodzie, lepiej unikać miejsc pełnych wirów wodnych i nieprzewidywalnych fragmentów rzeki. Dodatkowo, ważne by miejsce zajęć nie było nadmiernie oddalone od hotelu – inaczej więcej czasu spędzimy na transporcie niż ćwiczeniach (w Training Projects te sprawdzone miejsce recenzujemy na naszym blogu HotelNaSzkolenie.pl)

Jeśli zajęcia mają się odbywać w kilku podgrupach – teren musi być spory. Inaczej uczestnicy będą sobie przeszkadzać. Najlepiej, by pracowali odsłonięci od siebie lasem lub inną naturalną przeszkodą – wówczas nie będą widzieć, co robią inne zespoły. A efekt niespodzianki jest w wielu programach bardzo istotny.

W zespole sprzedaży, który zjeżdża się z całego kraju, musimy też pomyśleć o sprawiedliwym czasie dojazdu. Bieszczady nie spodobają się komuś ze Szczecina. My w tym szkoleniu pracowaliśmy nad Zalewem Sulejowskim – rejon Piotrkowa Trybunalskiego.

6. Zadbaj o zgodność z Kodeksem Outdooru.

Jeśli szukamy dostawcy szkolenia (a czasem tylko podwykonawcy organizujący np konkretne aktywności sportowe) – warto sprawdzić, czy dostawca spełnia wymogi polskiego Kodeksu Outdooru. Kodeks ten jest dobrowolnie przyjmowany przez profesjonalne firmy szkoleniowe. Precyzuje standardy jakości i bezpieczeństwa szkoleń outdoor oraz kryteria doboru trenerów. Warto spytać firmę, czy zgadza się go np. podpisać jako aneks do umowy. Jeśli nie – lepiej nie ryzykować zdrowia psychicznego i fizycznego swoich ludzi.