Mark Smutny – facylitator z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem w pracy z organizacjami pozarządowymi i przedsiębiorstwami – przedstawia szeroki zakres porad dla tych, którzy chcą prowadzić integracyjne, angażujące i produktywne spotkania. Omawia sposób myślenia i umiejętności, których potrzebują facylitatorzy. Umiejętności te obejmują planowanie udanego spotkania, otwieranie i organizowanie spotkań w sposób maksymalizujący udział wszystkich uczestników oraz zarządzanie trudnymi lub spornymi spotkaniami. Smutny podkreśla wartość dostępnych wydarzeń z udziałem różnych uczestników. Proponuje zarówno konkretne sugestie, jak i pomysły o dużym znaczeniu.

Artykuł  przetłumaczony algorytmicznie z języka angielskiego (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia z komunikacji.

Wskazówki

  • Udane spotkanie wymaga przygotowania: należy opracować dobrze skonstruowaną agendę i zabezpieczyć potrzebne materiały i sprzęt.
  • To, w jaki sposób rozpoczynają Państwo spotkanie, wyznacza scenę dla produktywnego doświadczenia.
  • Wspaniali facylitatorzy zobowiązują się do tego, aby być otwartymi i równymi.
  • Skuteczni facylitatorzy wykorzystują inteligencję emocjonalną, aby nawiązać rozmowę.
  • Skuteczni facylitatorzy są umiejętnymi słuchaczami, którzy zadają dobre pytania.
  • Struktura spotkań i ich przebieg sprzyjają włączeniu i równemu uczestnictwu.
  • Jako facylitator proszę uwzględniać różne głosy i być gościnnym dla osób o różnych zdolnościach i językach.
  • Dzięki umiejętnej facylitacji spotkania mogą generować skuteczne plany strategiczne i prowadzić do istotnych zmian.
  • Facylitator musi zadbać o to, aby trudne spotkania miały produktywne wyniki i nie może dopuścić do tego, aby spotkania się nie udały.
  • Proszę dokumentować i oceniać swoje spotkania. Zakończyć je z wdziękiem i konstruktywnie.

Podsumowanie

Udane spotkanie wymaga przygotowania: należy opracować dobrze skonstruowaną agendę i zapewnić sobie potrzebne materiały i sprzęt.
Aby stać się skutecznym moderatorem, należy zacząć od procesu planowania spotkania. Jeżeli grupa lub komitet organizuje spotkanie, które Pan będzie prowadził, proszę zadawać pytania i słuchać ich obaw, problemów i rad. Jeżeli to Państwo ustalają porządek obrad, należy skonsultować się z reprezentatywnym przekrojem uczestników. Określić program spotkania, najważniejsze kwestie i pożądane wyniki. Proszę dowiedzieć się jak najwięcej o wymaganiach logistycznych.

Większość porządków obrad obejmuje powitanie, czas na przedstawienie się i zaaklimatyzowanie, wyjaśnienie podstawowych zasad, przegląd porządku obrad, przerwę na dyskusję, podsumowanie decyzji i dalszych działań oraz możliwość wyrażenia opinii. Nie należy upychać zbyt wiele w porządku obrad. Proszę zostawić czas na podsumowanie wyników i ocenę spotkania. Aby postawić kwestie do dyskusji, należy nadać punktom porządku dziennego formę pytań otwartych, a nie prostych etykiet tematycznych. Dobre pytanie dostarcza kontekstu i pomaga w uzyskaniu sensownego wyniku lub decyzji, którą można podjąć.

„Właściwe pytanie jest jak dźwignia, która porusza świat”.
Proszę przygotować materiały do dokumentowania przebiegu i wyników: taśmy, markery, duże karteczki post-it, wskaźnik laserowy, flipcharty z podstawkami, odpowiednie urządzenia elektroniczne, przewody, mikrofony i akcesoria. Należy mieć pod ręką gumki, taśmę klejącą, zszywki, notatniki, chusteczki, mały zestaw narzędzi i apteczkę. Przynieść wizytówki.

To, w jaki sposób rozpoczynają Państwo spotkanie, decyduje o tym, czy będzie ono owocne.
Należy rozpocząć od optymistycznego, entuzjastycznego powitania. Wypowiedzieć krótką deklarację określającą cel spotkania. Celowa przerwa, aby dać uczestnikom chwilę na uspokojenie się, uziemienie, skupienie i gotowość do koncentracji. Zapewnić uczestnikom spotkania przerwę na mentalne przejście od poprzednich czynności. Można zaproponować ćwiczenie mindfulness lub możliwość wzięcia kilku głębokich, powolnych oddechów w ciszy. Ten proces przejściowy zwiększa kreatywność i produktywność. Zapewnić uczestnikom możliwość przedstawienia się i zachęcić ich do udziału. W zależności od wielkości grupy i tego, czy uczestnicy już się znają, należy opracować odpowiedni lodołamacz. Skuteczne lodołamacze nawiązują do tematu, ale z elementem osobistym.

„Sprawiedliwe spotkania zaczynają się od sprawiedliwego planowania”.
Przed przystąpieniem do pracy należy omówić zasady zachowania się na spotkaniu, aby przypomnieć ludziom, że mają się traktować sprawiedliwie, uprzejmie i z szacunkiem. Skuteczne zasady zachowania opisują pożądane zachowanie i wyjaśniają jego wartość. Im bardziej zróżnicowana jest Państwa grupa, tym ważniejsze staje się ustanowienie norm integracyjnych, które sprzyjają uczestnictwu wszystkich.

Wspaniali facylitatorzy zobowiązują się do tego, aby być integracyjnym i równym.
Im więcej różnych perspektyw przyniesie spotkanie, tym bardziej będzie ono produktywne. Aby sprzyjać równemu uczestnictwu, facylitator musi być otwarty i świadomy tego, jak założenia kulturowe mogą wykluczać lub tłumić różne głosy. Sprawiedliwa facylitacja pomaga liderom i uczestnikom zaangażować się i przeprowadzić integracyjne, sprawiedliwe spotkanie.

„Zróżnicowane głosy i integracyjne projekty spotkań pomagają organizacjom rozwijać się. Mieszanka perspektyw, doświadczeń życiowych i innych form różnorodności ujawnia większą prawdę niż jakakolwiek pojedyncza z nich.”
Jeżeli mają Państwo względną władzę lub przywileje, proszę pamiętać, aby nie pomijać lub nie doceniać innych głosów. Proszę z pokorą rozliczać się z tego, w jaki sposób wykorzystuje Pan tę władzę lub z niej rezygnuje. Być otwartym i skłonnym do milczenia, aby uważnie słuchać innych.

Skuteczni facylitatorzy wykorzystują inteligencję emocjonalną do pielęgnowania relacji konwersacyjnych.
Skuteczny facylitator może wspierać konstruktywne rozmowy, których potrzebują kreatywne, odporne organizacje. Bez względu na to, jak schemat organizacyjny opisuje hierarchię przedsiębiorstwa, prawdziwa struktura instytucji tkwi w połączeniach konwersacyjnych, które przecinają struktury formalne. Im bardziej liderzy umożliwiają i wzmacniają komunikację nieformalną, tym zdrowsza może stać się organizacja.

„Pani rola jako lidera i facylitatora polega na pomnażaniu tych konwersacji, aby wszystkie głosy były słyszalne”.
Dobrzy facylitatorzy prowadzą z autorytatywną, ale łagodną obecnością. Budują zaufanie, zachowując spokój, pozytywne nastawienie i pewność siebie. Ich inteligencja emocjonalna – tak istotna w budowaniu zdrowych relacji – przejawia się w cierpliwości, odporności i umiejętności radzenia sobie z konfliktami i przeszkodami z wdziękiem. Aby zdobyć te cechy, należy pielęgnować uważność, samoświadomość i empatię. Rozwinąć poczucie humoru oparte na optymizmie i pokorze. Uwolnić swoją ciekawość; uczenie się nowych rzeczy może pogłębić Państwa inteligencję emocjonalną. Praktykowanie wdzięczności i oddawanie się zabawie może wzmocnić Państwa odporność i pomóc wnieść radość i entuzjazm do roli facylitatora.

Skuteczni facylitatorzy są umiejętnymi słuchaczami, którzy zadają dobre pytania.
Podczas słuchania należy odzwierciedlać to, co się słyszy – nie słowo w słowo, co inni mogą odebrać jako kpinę – ale parafrazować, aby pokazać swoje zrozumienie. Dobrze sformułowane pytania świadczą o zaangażowaniu i zachęcają mówców do rozwinięcia i pogłębienia wiedzy. Należy unikać pytań nie na temat, osobistych lub w złym momencie.

„Umiejętni facylitatorzy wiedzą, że zadawanie właściwych pytań jest kluczem do odblokowania rozmowy i sprawiania, że spotkania nabierają rozmachu.
W dyskusjach grupowych należy stosować pytania strategiczne, aby skupić rozmowę na tym, dlaczego uczestnicy chcą wykonać jakie kolejne kroki, a nie na logistyce. Pytania strategiczne odkrywają powiązania między różnymi pomysłami i skłaniają do rozważenia śmiałych, dużych możliwości. Facylitatorzy muszą słyszeć i mądrze reagować na osobistą krytykę. Niewłaściwe jest przyjmowanie postawy obronnej, kontratakowanie lub wycofywanie się.

Strukturę spotkań i ich otoczenie należy tak zorganizować, aby zachęcić do włączenia i równego uczestnictwa.
Prezentacje, panele i burze mózgów często kończą się dominacją kilku lub nawet jednego głosu. Konwencjonalne układy spotkań mogą skupiać władzę na kilku osobach siedzących przy stole.

„Układ sali czyni spotkanie lub je psuje”.
Proszę spróbować zgrupować ludzi wokół kilku mniejszych, okrągłych stołów lub umieścić mówcę lub moderatora w środku półkola krzeseł. Należy zorganizować przebieg spotkania w taki sposób, aby każdy mógł wnieść swój wkład. Proszę rozważyć podejście 1-2-4-wszystkich. Prowadzący zadaje pytanie lub temat. Każda osoba poświęca minutę na zapisanie swoich istotnych pomysłów lub odpowiedzi. Następnie uczestnicy pracują w parach przez dwie minuty, aby określić i wzmocnić wspólne cechy swoich pomysłów. Dwie pary łączą się w grupy czteroosobowe, aby kontynuować ten proces przez cztery minuty. Cała grupa zbiera się ponownie, aby na zmianę dzielić się swoimi odkryciami, podczas gdy moderator zapisuje ich pomysły, aby wszyscy mogli je zobaczyć. W ciągu nie więcej niż 20 minut można zebrać najlepsze pomysły z całej sali, przy pełnym udziale wszystkich.

W przypadku większych grup należy rozważyć inne formy spotkań, które bazują na twórczej mocy rozmowy. Aby wykorzystać strukturę spotkania World Café, należy zebrać ludzi w zmieniających się grupach, liczących nie więcej niż pięć osób, wokół stolików w stylu kawiarnianym. Poprosić ich o rozważenie konkretnych pytań strategicznych. Bardziej formalny format spotkania Open Space Technology polega na tym, że moderator prowadzi ludzi przez płynny, samoorganizujący się proces, który w ciągu kilku dni tworzy porządek obrad, grupy robocze, a w końcu raport lub plan działania.

Jako moderator proszę uwzględnić różne głosy i być gościnnym dla osób o różnych zdolnościach i językach.
Ludzie z różnych kręgów kulturowych mają różne normy i oczekiwania co do sposobu uczestnictwa w spotkaniach. W spotkaniach opartych na wzajemnym zapraszaniu się, osoba, która właśnie skończyła mówić, zaprasza następną osobę do zabrania głosu, a ta zaprasza następną, aż wszyscy będą mogli zabrać głos. Planując spotkanie z osobami posługującymi się więcej niż jednym językiem, należy przygotować materiały pisemne i prezentacyjne w każdym z obecnych języków. Jeżeli to możliwe, należy skorzystać z pomocy wielojęzycznych moderatorów i włączyć dobrze przygotowanych uczestników dwujęzycznych, którzy potrafią tłumaczyć ponad podziałami językowymi. Należy rozważyć, czy potrzebują Państwo tłumaczy symultanicznych i słuchawek. W przypadku małych grup, należy posadzić ludzi razem, zgodnie z ich preferowanym językiem. Sprzyja to płynnej, nieskrępowanej rozmowie i zmniejsza prawdopodobieństwo, że jedna grupa językowa będzie onieśmielać drugą.

„Różnice władzy blokują pełne uczestnictwo, jeżeli nie zostaną celowo uwzględnione w procesie i strukturze grupy”.
Już na wczesnym etapie planowania należy uwzględnić osoby niepełnosprawne. Wybrać dostępne obiekty konferencyjne. W razie potrzeby zorganizować technologię wspomagającą lub tłumaczenie na język migowy. Umieszczenie informacji o dostępności w materiałach wstępnych, aby każdy uczestnik czuł się mile widziany i szanowany. Zgodność z Americans with Disabilities Act (ADA) to amerykańskie prawo w miejscach publicznych i zakładach pracy, które stanowi wartościowy standard dla każdego spotkania.

Dzięki umiejętnej facylitacji spotkania mogą generować skuteczne plany strategiczne i prowadzić do istotnych zmian.
Plan strategiczny określa priorytety i mobilizuje do szerokiego udziału w ich realizacji. Plan, za który odpowiedzialność ponosi cały system, ma większe szanse na realizację swoich celów. Aby promować zaangażowanie, należy zaprojektować i prowadzić spotkania, które umożliwiają interesariuszom zgłaszanie pomysłów w kontekście rozmowy, która buduje wspólnotę. Jeżeli ktoś w Państwa organizacji nie ma umiejętności w zakresie tej trudnej facylitacji, należy zatrudnić profesjonalistę.

„Zewnętrzny konsultant uwalnia kierownictwo od konieczności pełnego uczestnictwa i wnosi obiektywizm. Obciążenie pracą dla osoby z wewnątrz może być przytłaczające”.
W spotkaniu dotyczącym planowania strategicznego w całej firmie powinni uczestniczyć przedstawiciele wszystkich szczebli – od pracowników do kadry kierowniczej, w tym członkowie zarządu, powiernicy, fundatorzy i akcjonariusze. Włączenie uczestników z każdego szczebla uniemożliwia pojedynczej osobie z wyższego szczebla wykolejenie procesu.Innymi możliwymi uczestnikami są członkowie społeczności, rzecznicy organizacji pozarządowych i odpowiedni urzędnicy państwowi. Prowadzenie istotnych zmian w organizacjach wymaga wytworzenia pilnej potrzeby, przekonania, że zmiana musi nastąpić teraz, bez względu na to, jak trudna będzie. Zwerbować grupę różnych wpływowych osób o zróżnicowanych perspektywach, które staną na czele tego przedsięwzięcia. Zorganizować spotkanie w celu wyłonienia odpowiedniego zespołu, który będzie kierował procesem i przekazywał wizję postępu i zmian w całej firmie.

Facylitator musi zadbać o to, aby trudne spotkania miały produktywne wyniki i nie może dopuścić do tego, aby spotkania się nie udały.
Słowo „facylitacja” pochodzi z łacińskiego korzenia oznaczającego „łatwość”, a zadaniem facylitatora jest sprawienie, aby trudne spotkania przebiegały pomyślnie. Osiągnięcie pełnego szacunku dialogu jest niezbędne, nawet jeżeli spotkanie ma charakter antagonistyczny, a uczestnicy dzielą się na wrogie obozy, które wydają się nie do pogodzenia. Nie należy dopuścić do tego, aby spotkanie przerodziło się w wygłaszanie przez jedną osobę poszkodowaną drugiej. Proszę nie pomylić dawania upustu z wnoszeniem wkładu. Proszę podzielić się na mniejsze grupy, które będą dyskutować nad istotnymi pytaniami, zorientowanymi na rozwiązanie problemu. Jeżeli wiadomo, że temat będzie kontrowersyjny, należy rozdać uczestnikom kartki papieru z przypisaną każdej osobie pozytywną rolą, np. reportera lub wyjaśniającego, i poprosić ich, aby wystąpili w przypisanej im roli.

„Wzajemne rozwiązywanie problemów może zastąpić przedłużający się konflikt….Konflikt jest nieunikniony, ale nie powinien być toksyczny, wyniszczający ani uporczywy”.
Spokojny, opanowany, pewny siebie moderator może poprowadzić uczestników, pokazując im, jak uczciwie się nie zgadzać i wykorzystując umiejętności zarządzania konfliktem. Techniki negocjacji oparte na zasadach obejmują oddzielenie idei od osoby, która je głosi, skupienie się na wspólnych interesach, zbadanie wszystkich możliwych rozwiązań przed dojściem do wniosku i ustalenie uzgodnionych obiektywnych kryteriów sukcesu.

Proszę dokumentować i oceniać swoje spotkania. Kończyć je z wdziękiem i konstruktywnie.
Wyznaczyć osobę, która będzie protokołować decyzje, wnioski i kolejne działania. Nagrywać audio lub wideo z zebrania. Można nawet rozważyć wynajęcie graphic recordera – artysty interpretującego, który tworzy wizualną reprezentację pomysłów i przebiegu spotkania w czasie rzeczywistym. Te dynamiczne obrazy stanowią wartość dodaną, szczególnie dla osób uczących się wzrokowo i niedosłyszących.

„Rozmowa jest podstawą tego, jak ludzie budują wiedzę, wyobrażają sobie naszą przyszłość i zdobywają zaangażowanie.
Aby zamknąć spotkanie, należy podsumować jego główne wnioski i kolejne kroki. Można je wypisać na flipcharcie lub wyświetlić dla wszystkich. Osoba nagrywająca może zaprezentować gotową ilustrację i omówić jej najważniejsze punkty. W przypadku zastosowania formatu 1-2-4-wszystkich, należy poprosić uczestników o stworzenie własnego podsumowania. Przed zakończeniem spotkania należy przewidzieć czas na ocenę, w którym zostaną zadane pytania mające na celu określenie, gdzie proces był najbardziej, a gdzie najmniej udany. Nie należy gwałtownie kończyć spotkań. Krótsze, mniejsze spotkania należy zakończyć krótkimi, pozytywnymi uwagami i podziękowaniami. W przypadku dłuższych lub bardziej kontrowersyjnych spotkań, należy zaproponować pozytywne pytania dotyczące doświadczenia i dać czas na wysłuchanie tych, którzy chcieliby odpowiedzieć. Proszę znaleźć wyniki, za które można być wdzięcznym i sukcesy, które można potwierdzić.

O autorze

Doświadczony facylitator Mark Smutny założył firmę Civic Reinventions, Inc. Pracował jako pastor prezbiteriański i współpracuje z Kaleidoscope Institute, pomagając liderom w nauce komunikacji ponad podziałami rasowymi, kulturowymi i etnicznymi.

Rate this post