Zrozumieć odbiorcę

Większość ludzi nie ma wrodzonego daru „słuchania siebie z pozycji słuchacza”. Chodzi o to, że mówiąc, pisząc czy komunikując coś w inny sposób, rzadko zastanawiamy się, jak to odbiera druga strona. Mówimy tak, jakbyśmy to tylko my sami byli słuchaczem. A przecież nie mówimy do siebie. Warto się zastanowić, jak postrzega komunikowaną treść odbiorca. Czy rozumie nasze branżowe słownictwo? Czy obrazy, które budujemy słowami, wyglądają tak samo w świadomości odbiorcy i nadawcy?

Poniższe ćwiczenie pozwala uczestnikom szkolenia na uświadomienie sobie, że ludzie różnią się w sposobie odbioru i rozumienia przekazywanych treści. Oparte jest na elementarnym spostrzeżeniu: ludzie często nie śmieją się z naszych dowcipów. A przecież dla nas są one przezabawne. Co gorsza, często ludzie nie śmieją się z naszych dowcipów, bo to my je opowiadamy. Inni opowiadają dowcipy lepiej niż my.

Delegatów należy podzielić na kilkuosobowe grupy. Każda z nich ma za zadanie przygotować krótkie przedstawienie dla pozostałych uczestników szkolenia. Ma to być coś, co ich rozśmieszy. Dajemy na przygotowania 15 minut.  Po czym prosimy każdą z grup o wykonanie przedstawienia.

Cześć z wykonanych przedstawień wzbudzi wesołość widzów, część nie. Należy to przeanalizować podczas krótkiej dyskusji. Co śmieszy większość z nas? Okazuje się, że to zależy. Od sytuacji, nastroju, zmęczenia, otoczenia i wielu innych czynników. Trener powinien to uświadomić delegatom: styl przekazywania informacji zależy od percepcji odbiorcy, ale ta zależna jest od wielu czynników zewnętrznych. Nie można więc twierdzić, że porozumiewając się z daną osobą, powinniśmy  zawsze używać tego samego stylu komunikowania. 

Grupa powinna też przeanalizować sposób przygotowywania się do występu W jaki sposób uzgodniono scenariusz przedstawienia? Czego oczekiwała grupa, opracowując dany skecz czy dialog? Jaka była reakcja widzów? I najważniejsze – jak reakcję widzów przyjęli sami aktorzy? Przekazali im przecież pewien komunikat. Czy odbiorca zrozumiał go tak, jak tego oczekiwali? 

Teraz można przejść do drugiej fazy ćwiczenia. Każdego z uczestników prosimy o opisanie na kartce śmiesznej sytuacji, która mu się ostatnio zdarzyła. Zbieramy opisy i wybieramy losowo tyle, ile było grup w pierwszej części ćwiczenia. Każdej z nich dajemy jeden opis sytuacji. Należy zadbać, by w tej grupie nie znajdował się autor opisu. 

Prosimy grupy o odegranie scenek, które otrzymały. Następnie prosimy autora opisu o skomentowanie przedstawienia. Jakie były odstępstwa od opisu? Czy grupa zrozumiała, co ma grac i jak? Odnotowujemy wszystkie odstępstwa i następnie prosimy aktorów o wyjaśnienie, dlaczego nie zagrali zgodnie z intencją autora scenariusza. Jaki były powody wzajemnego niezrozumienia się? Taka analiza doskonale uświadamia delegatom, jak bardzo różni się to, co oni mówią od tego, co słyszy odbiorca. Dodatkowo pozwala na zaobserwowanie konkretnych błędów, jakie popełniają oni podczas porozumiewania się z innymi ludźmi. 

Indywidualne podejście

Na koniec uwaga. Sprawność komunikacyjna uzależniona jest w dużej mierze od osobowości, wcześniejszych doświadczeń i otoczenia, w którym się przebywa. Inaczej musi więc wyglądać trening z komunikacji dla inżynierów, inaczej dla sprzedawców i akwizytorów.  Często potrzebne jest indywidualne podejście do poszczególnych członków grup.  W tym samym dziale firmy mogą być osoby, które przy każdym punkcie swojej wypowiedzi zahaczają o dygresję i tacy, którzy wypowiedź sprowadzają do podstawowych punktów, bez podania nawet przykładów. 

Wreszcie, mamy różne wykształcenie. Często profesorowie wbijali nam w głowy, że dobry raport musi mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Utwierdzali nas w przekonaniu, że dobry artykuł to długi artykuł ze zdaniami wielokrotnie złożonymi i słownictwem zrozumiałym tylko dla elity. Te przyzwyczajenia nie mają nic wspólnego z komunikacją i przedstawione powyżej gry pozwalają to uświadomić uczestnikom. – Treningi komunikacyjne zaczynam od wybicia delegatom z głów lekcji literatury – mawia jeden z moich znajomych.

Komunikacja dla personelu cz.II
Oceń stronę