Konsultant i autor Larry English wierzy w budowanie silnej kultury wirtualnej, ponieważ po epidemii koronawirusa zmieniają się normy w miejscu pracy. Naukowcy przewidują, że do 2028 r. 73% zespołów będzie składać się z pracowników zdalnych, ale niewiele firm traktuje budowanie i utrzymywanie kultury wszystkich pracowników – w tym wirtualnych – jako priorytet. Wiele z nich nawet nie rozmawia z nowo zatrudnionymi o kulturze, mówi English. English dzieli się praktycznymi wskazówkami, które pomogą Państwu w zarządzaniu pracownikami zdalnymi lub hybrydowymi, począwszy od sprawdzenia dopasowania kulturowego, aż po wyjaśnienie podstawowych wartości. Liderzy na wszystkich szczeblach mogą skorzystać z tego przystępnego przewodnika krok po kroku, jak wzmocnić swoją kulturę.

Streszczenie oryginału tłumaczone algorytmicznie (przepraszamy za ewentualne błędy) jako materiał na nasze szkolenia z zarządzania.

Więcej informacji

  • Budowanie silnej kultury wirtualnej opiera się na zaufaniu do pracowników.
  • Należy dostosować kulturę wirtualną do Państwa podstawowych wartości i filozofii działania.
  • Zainwestować czas w sprawdzenie nowo zatrudnionych pracowników, aby upewnić się, że pasują do Państwa kultury.
  • Stworzenie programu szkoleniowego w celu rozpowszechnienia Państwa kultury i wyznaczenie ambasadorów kultury.
  • Zachęcać do wrażliwości, aby wzmocnić wirtualne relacje.
  • Wykorzystanie wewnętrznych i zewnętrznych informacji zwrotnych do oceny kultury korporacyjnej.
  • Wzmocnienie kultury wirtualnej poprzez inwestycję w narzędzie do współpracy.
  • Stać się lepszym pracownikiem wirtualnym poprzez przyjęcie zdrowych nawyków.

Podsumowanie

Budowanie silnej kultury wirtualnej opiera się na zaufaniu do pracowników.
Praca zdalna to przyszłość pracy. Naukowcy przewidują, że do 2028 r. 73% zespołów będzie miało pracowników wirtualnych. Firmy posiadające zespoły zdalne powinny proaktywnie tworzyć kulturę łączności. Kiedy tworzą Państwo pozytywną kulturę firmy, robią Państwo więcej niż tylko uprzyjemniają pracę – zyskują Państwo dużą przewagę konkurencyjną. Badanie Gallupa wykazało, że firmy, w których kultura sprzyja zaangażowaniu pracowników, osiągają o prawie 60% większe przychody na jednego pracownika niż przeciętnie.

„Czym więc jest kultura? To osobowość firmy. Określa środowisko, w którym pracują pracownicy i obejmuje zarówno mówione, jak i niewypowiedziane zasady dotyczące tego, jak załatwia się sprawy w firmie.”
Pozytywna kultura wirtualna wymaga zaufania. Pracodawcy mogą się obawiać, że ich pracownicy zdalni będą osiągać gorsze wyniki, ale w rzeczywistości pracownicy zdalni często pracują ciężej niż pracownicy biurowi. Nie muszą Państwo mikrozarządzać pracownikami, którzy pracują z domu. Zamiast tego należy regularnie sprawdzać ich postępy, aby wcześnie wykryć ewentualne problemy. Traktować pracowników zdalnych jak odpowiedzialnych dorosłych, dając im autonomię i elastyczność, a nie przeciążając ich regułami dotyczącymi organizacji czasu.

Taka polityka przyczyni się do ich szczęścia, a z kolei oni będą mieli większe poczucie lojalności wobec Państwa firmy, budując w ten sposób podstawy pozytywnej kultury. Firmy, w których kultura jest zakorzeniona w zaufaniu, odnotowują wiele korzyści, w tym spadek wskaźnika rotacji o 50%, lepsze wyniki giełdowe, wzrost produktywności, innowacyjności i zaangażowania pracowników.

Dostosowanie kultury wirtualnej do Państwa podstawowych wartości i filozofii działania.
Kultura, którą Państwo tworzą, odzwierciedla zasady – zarówno te oficjalne, jak i te niewypowiedziane – które wyznaje Państwa firma. Zanim stworzą Państwo kulturę wirtualną, proszę zastanowić się nad swoją obecną kulturą. Proszę zadać sobie pytanie, dlaczego świadczą Państwo usługi lub oferują produkty, które oferują i jakie podstawowe wartości wpływają na decyzje podejmowane w Państwa firmie. Proszę przeanalizować swoje tradycje, które mogą obejmować wszystko, od sposobu świętowania zwycięstw po wspólne spędzanie wolnego czasu przez członków zespołu. Wszystkie te elementy wzmacniają Państwa kulturę i wartości.

Wszystko, co można fizycznie zobaczyć, uosabia i wzmacnia Państwa kulturę. Na przykład pracownicy mogą ubierać się do pracy wygodnie i swobodnie, jeżeli kultura firmy jest bardziej swobodna. Prawdopodobnie mają Państwo niepisane zasady, które ujawniają Państwa kulturę. Na przykład, być może pozwalają Państwo pracownikom, którzy przeżywają trudności osobiste, pracować mniej godzin, ponieważ Państwa kultura jest wspierająca. Aby poznać charakter Państwa kultury, proszę przeanalizować zachowania lub typy ludzi, które Państwa firma nagradza, i zastanowić się, kto awansuje, a kto nie. Proszę upewnić się, że kultura jest zgodna z Państwa filozofią działania – zasadami, którymi kieruje się Państwa firma.

„Naszą kulturę traktujemy równie poważnie jak naszą strategię biznesową. Tak jak Państwo wprowadzają innowacje do nowych ofert biznesowych, tak samo postępujemy z naszą kulturą.”
Po zidentyfikowaniu i ponownym zdefiniowaniu kultury, należy zacząć dodawać elementy wirtualne. Wszystko, co robi Państwa firma, od sposobu prowadzenia rozmów handlowych po narzędzia współpracy, powinno być zgodne z Państwa kulturą. Starać się być elastycznym. Proszę zrozumieć, że pracowników zdalnych będą rozpraszać inne czynniki – dzieci przerywające, dzwonek do drzwi – niż pracowników biurowych. Proszę traktować priorytetowo momenty więzi międzyludzkich wśród pracowników zdalnych. Na przykład, można stworzyć miejsce na nieformalne rozmowy przed wirtualnymi spotkaniami i zachęcać – ale nie wymagać – aby pracownicy włączali swoje filmy.

Zainwestować czas w sprawdzenie nowych pracowników, aby upewnić się, że pasują do Państwa kultury.
Należy zastanowić się, których aspektów kultury wirtualnej i kultury podstawowej można, a których nie można nauczyć, a następnie zatrudnić osoby, które już posiadają aspekty kulturowe, które Państwo cenią, ale których nie można nauczyć, nieodłączne aspekty Państwa kultury. Na przykład, nauczenie kogoś życzliwości nie jest łatwe, więc jeżeli Państwo i Państwa kultura cenią tę cechę, należy sprawdzić, czy potencjalni pracownicy zachowują się życzliwie. Z kolei aspekty kultury, których można się nauczyć, mogą obejmować pewne umiejętności i podstawowy zasób wiedzy na tematy związane z pracą, takie jak dostarczanie projektów klientom lub wydajna praca w domu.

Podczas rozmowy z potencjalnymi pracownikami należy poświęcić połowę czasu na ustalenie, czy posiadają oni umiejętności wymagane na danym stanowisku, a połowę na określenie, czy pasują do Państwa kultury. Aby sprawdzić dopasowanie kulturowe, należy najpierw podzielić się z kandydatami anegdotycznymi historiami, aby zrozumieli charakter Państwa kultury. Następnie należy spróbować poznać ich procesy decyzyjne, zadając pytania sytuacyjne, takie jak: „Proszę opowiedzieć mi, kiedy ostatnio popełnił Pan duży błąd”.

Proszę wybrać członków zespołu, którzy będą strażnikami Państwa kultury i uczynić ich odpowiedzialnymi za ocenę, czy potencjalny pracownik będzie do niej pasował. Nie należy skąpić czasu na rekrutację. Proszę przedstawić kandydatów swojemu zespołowi, aby mogli Państwo zobaczyć, jak współdziałają z innymi w grupie i jak rozumieją Państwa kulturę. Zwracać uwagę na sygnały ostrzegawcze, że kandydaci nie są dopasowani kulturowo. Czy któreś z ich cech są bezpośrednio sprzeczne z aspektami kulturowymi, które Państwo cenią?

Stworzyć program szkoleniowy w celu rozpowszechnienia Państwa kultury i wyznaczyć ambasadorów kultury.
Niewiele firm szkoli pracowników w zakresie swojej kultury – ponad 60% firm nie wspomina o swojej kulturze podczas przyjmowania nowych pracowników. Jeżeli chcą Państwo, aby pracownicy uosabiali Państwa kulturę, należy ich o niej uczyć. Proszę rozważyć stworzenie programu nauczania o kulturze, podkreślającego cechy kulturowe, które są dla Państwa priorytetem, takie jak różnorodność czy współpraca.

„Jeśli chcą Państwo mieć wspaniałą kulturę, muszą Państwo powiedzieć swoim pracownikom, czym jest kultura i co oznacza jej przestrzeganie”.
Udostępnić pracownikom zarówno osobiste, jak i wirtualne metody nauki, ponieważ ludzie mają różne style uczenia się – niektórzy wolą uczyć się w domu, a inni w grupie. Zatrudniać liderów, którzy w swoim życiu kierują się Państwa wartościami kulturowymi, aby stanowili wzór do naśladowania. Rozważyć możliwość zainwestowania w programy mentorskie dla nowych liderów, które pomogą im w przyswajaniu Państwa kultury.

Umożliwienie pracownikom dzielenia się Państwa kulturą poprzez zaproszenie wybranej grupy osób z różnych szczebli kariery do pełnienia roli ambasadorów kultury i dzielenia się kulturą Państwa firmy. Ambasadorzy mogą być odpowiedzialni za identyfikację organizacji charytatywnych, które Państwa firma może wspierać, organizowanie wewnętrznych wydarzeń, takich jak hackatony, oraz przekazywanie informacji zwrotnych na temat decyzji, które mogą mieć wpływ na Państwa kulturę.

Zachęcanie do wrażliwości w celu wzmocnienia wirtualnych relacji.
Wirtualne relacje mogą przekształcić się w silne więzi, tak samo jak relacje osobiste w biurze, ale połączenia zdalne mogą wymagać dodatkowego wysiłku. Należy tworzyć silne relacje, starając się być wrażliwym i zachęcając członków zespołu do tego samego. Gdy ludzie okazują wrażliwość, wyzwala to u nich produkcję oksytocyny, co zwiększa współpracę oraz poczucie empatii i zaufania.

Proszę rozważyć przeniesienie do pracy większej części swojej osobowości: Być może uda się Panu stworzyć sprytną auto-odpowiedź lub podzielić się drobnymi szczegółami ze swojego życia, aby pomóc współpracownikom poczuć większą więź z Panem. Przed wirtualnymi spotkaniami należy zostawić czas na rozmowy na tematy niezwiązane z pracą, aby zachęcić oddalonych od siebie członków zespołu do poznania się. Na przykład moderator rozmowy wirtualnej może zachęcić do rozmowy, zadając żartobliwe pytanie, które skłoni uczestników do podzielenia się szczegółami o sobie przed spotkaniem.

„Podatność to sekretny składnik i najkrótsza droga do zbudowania silnej, opartej na współpracy relacji, niezależnie od tego, czy jest to relacja wirtualna, czy osobista.
Należy pamiętać, że nieporozumienia mogą być przyczyną konfliktów podczas spotkań zdalnych, ponieważ w warunkach komunikacji wirtualnej ludzie mają większe trudności z interpretacją tonu głosu i mowy ciała drugiej osoby. Należy proaktywnie zarządzać konfliktami, poświęcając więcej czasu na nawiązanie kontaktu z ludźmi. Jeżeli podejrzewa Pan, że ktoś jest zdenerwowany, proszę sprawdzić, czy nie ma problemów z rozmową przez wideoczat lub telefon. Od czasu do czasu, jeżeli to możliwe, organizować spotkania osobiste, aby wzmocnić kulturę wirtualną. Proszę zdecydować, jak często chcieliby Państwo, aby Państwa zespół spotykał się osobiście – jeżeli jest to możliwe. Jeżeli nie mają Państwo fizycznej przestrzeni biurowej, warto rozważyć korzystne cenowo wolne przestrzenie, takie jak kawiarnie lub restauracje.

Wykorzystanie wewnętrznych i zewnętrznych informacji zwrotnych do oceny kultury organizacyjnej.
Wykorzystać wszystkie dostępne metryki, aby zmierzyć kulturę korporacyjną. Proszę ustalić, jak często będą Państwo zbierać informacje zwrotne na temat kultury i z jakich źródeł będą Państwo czerpać, aby mieć pewność, że mają Państwo przynajmniej jedną wymierną metrykę, którą można badać w czasie. Źródła zewnętrzne – takie jak platformy internetowe takie jak Glassdoor, które pozwalają ludziom oceniać swoich pracodawców – jak również wewnętrzne systemy informacji zwrotnej, które wykorzystują anonimowe ankiety pracownicze, są potężnymi formami danych.

„Wspaniała kultura nie może istnieć bez informacji zwrotnej – w przeciwnym razie schodzą Państwo z drogi, elementy kultury gubią się w okresach wzrostu lub z czasem stają się przestarzałe, a pracownicy czują się niewysłuchani.
Wykorzystanie aplikacji do szybszego i bardziej regularnego zbierania opinii pracowników. Na przykład, korzystając z japońskiej aplikacji Niko Niko, pracownicy mogą podzielić się swoim nastrojem, wybierając emoji. Gdy pracownicy odchodzą lub są zwalniani, należy wykorzystać okazję do przeprowadzenia szczegółowych exit interview, ponieważ pracownicy mają tendencję do bardziej otwartego dzielenia się negatywnymi opiniami, gdy odchodzą.

Wzmocnienie kultury wirtualnej poprzez inwestycję w narzędzie do współpracy.
Proszę poświęcić czas na wzmocnienie kultury wirtualnej poprzez znalezienie najlepszego narzędzia do współpracy, które ułatwi komunikację wewnętrzną i współpracę w Państwa organizacji. Jeżeli nie zainwestują Państwo w narzędzie do współpracy (na przykład Microsoft Teams), kultura wirtualna może na tym ucierpieć. Odpowiednia platforma współpracy buduje Państwa kulturę wirtualną, tworzy społeczność, łączy nowych pracowników z Państwa kulturą, przełamuje silosy, ułatwia współpracę wielopokoleniową, tworzy większą przejrzystość, zwiększa zaangażowanie pracowników i gromadzi dane o tym, jak ludzie współpracują.

„Budowanie kultury nigdy się nie kończy. Gdy już uda się stworzyć solidną kulturę, trzeba ją nadal pielęgnować i rozwijać – w przeciwnym razie jej wielkość nie przetrwa.”
Przy wprowadzaniu nowych narzędzi współpracy należy upewnić się, że istnieją odpowiednie praktyki zarządzania zmianami, wytyczne i zasady. Następnie należy zachęcić wystarczającą liczbę osób do korzystania z tego narzędzia, aby uzasadnić inwestycję.

Stać się lepszym pracownikiem wirtualnym poprzez przyjęcie zdrowych nawyków.
Aby stać się skutecznym i wydajnym pracownikiem zdalnym, należy podjąć następujące kroki:

Ustalenie granic – Wbrew powszechnej opinii, wielu pracowników zdalnych pracuje za dużo. Należy wyznaczyć i przestrzegać granic między życiem osobistym a zawodowym.
Starannie wybrać miejsce pracy – Należy pracować w miejscu, gdzie jest jak najmniej przeszkód. Należy upewnić się, że członkowie rodziny lub współlokatorzy wiedzą, aby nie przeszkadzać Panu w pracy.
Zaplanować czas na przerwy – Poświęcić czas na czynności, takie jak ćwiczenia w południe, które przynoszą Państwu energię i orzeźwienie.
Stworzyć własny harmonogram – Ustalić pory dnia, w których jest się najbardziej produktywnym i pracować w tych godzinach.
Nie izolować się – Należy poświęcić czas na kontakty ze współpracownikami, zarówno wirtualne, jak i osobiste.
Pozostać obecnym i skoncentrowanym – Nie próbować wielozadaniowości podczas połączeń konferencyjnych; poświęcać spotkaniom całą swoją uwagę.
Budowanie relacji – Proszę poznać wirtualnie swoich kolegów z zespołu.
Budowanie kultury – Należy pielęgnować wartości firmy i autentycznie nimi żyć; dzielić się pomysłami na temat sposobów poprawy kultury firmy; oraz zatrudniać lub polecać potencjalnych pracowników, których uznają Państwo za dobrze dopasowanych kulturowo.

O autorze

Larry English jest współzałożycielem i prezesem firmy doradczej Centric Consulting.

Rate this post