Hybrydowe miejsce pracy obejmuje uczestników osobistych i zdalnych, co zmienia charakter spotkań. Stawia to nowe wyzwania przed moderatorami spotkań. Jak pisze Katy Mrvova w pouczającym wpisie na blogu Cisco Systems, facylitatorzy mogą pokonać te przeszkody i sprawić, że spotkania będą bardziej produktywne i wydajne, stosując szereg najlepszych praktyk. Mrvova oferuje przydatne porady dotyczące promowania integracji i zaangażowania zarówno pracowników zdalnych, jak i biurowych.
Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia biznesowe.
Take-Aways
- Spotkania hybrydowe, w których uczestniczy przynajmniej jeden uczestnik zdalny, stają się normą.
- Narzędzia komunikacji asynchronicznej pomagają w integracji i sprawiają, że spotkania są bardziej efektywne i wydajne.
- Spotkania hybrydowe wymagają uaktualnienia zasad.
- Przyjęcie podejścia „remote-first” zapewnia integrację.
- Wykorzystanie technologii do wyrównania szans między uczestnikami zdalnymi i osobistymi.
Podsumowanie
Spotkania hybrydowe, w których uczestniczy co najmniej jeden uczestnik zdalny, stają się normą.
Spotkania hybrydowe, w których biorą udział uczestnicy osobiście i zdalnie, są coraz bardziej powszechne. Według ostatniego badania Global Workforce Survey, prawie wszystkie przyszłe spotkania – 98% – będą obejmować co najmniej jednego uczestnika, który dołączy do spotkania zdalnie. Stawia to nowe wyzwania przed organizatorami spotkań. Dwa elementy spotkania wymagają szczególnej uwagi: zwiększenie zaangażowania i wytworzenie poczucia integracji – szczególnie w przypadku pracowników zdalnych. Facylitatorzy mogą osiągnąć oba cele, stosując zestaw najlepszych praktyk.
Asynchroniczne narzędzia komunikacyjne pomagają zwiększyć zaangażowanie i sprawiają, że spotkania są bardziej efektywne i wydajne.
Zdalni członkowie zespołu mogą czuć się pominięci, zanim jeszcze spotkanie się rozpocznie. Aby utrzymać ich w kręgu nieformalnych dyskusji, takich jak rozmowa w biurze przed spotkaniem, należy przenieść rozmowy do sieci, korzystając z dedykowanych kanałów komunikacji wewnętrznej na platformach takich jak Slack i Trello. Podobnie, niech każdy członek zespołu regularnie aktualizuje status swojej pracy na wspólnym narzędziu do zarządzania projektami. Niech uczestnicy zamieszczają swoje pytania przed spotkaniem. Wykorzystać ankiety i sondaże, aby zebrać wcześniej informacje od wszystkich.
„Musimy świadomie tworzyć integracyjne doświadczenia, aby wszystkie głosy były słyszalne – niezależnie od tego, skąd pochodzą uczestnicy spotkania”.
Wszystkie te środki pomagają wyrównać szanse między członkami zespołu pracującymi zdalnie i w biurze, zmniejszyć liczbę i czas trwania spotkań oraz sprawić, że spotkania będą bardziej efektywne i wydajne.
Spotkania hybrydowe wymagają uaktualnienia zasad.
Uczestnicy obecni na spotkaniu mogą łatwo popaść w przesadny entuzjazm i angażować się w rozmowy poboczne lub humor sytuacyjny, zapominając o swoich zdalnych kolegach. Kamera może nie pokazywać wszystkich uczestników spotkania. Uczestnicy obecni na sali mogą sprawić, że uczestnicy zdalni poczują się wykluczeni, jeżeli będą patrzeć tylko na kolegów w sali i nie będą się odzywać, mówić do nich lub nawet patrzeć w stronę kamery.
Facylitatorzy muszą unikać tych pułapek, ustalając odpowiednie zasady. Uzgodnienie bezpiecznego słowa, które będzie przywoływane, gdy ktoś złamie te zasady, może pomóc w tym, aby uczestnicy spotkania na miejscu pamiętali o swoich zdalnych kolegach.
Przyjęcie podejścia „remote-first” zapewnia integrację.
Na początku spotkania hybrydowego należy nadać ton, witając wszystkich zdalnych uczestników po imieniu. Warto rozważyć rozpoczęcie spotkania od lodołamacza, np. szybkiej ankiety. W przypadku pytania o opinię uczestników, należy najpierw pozwolić członkom zespołu zdalnego zabrać głos. Jeśli uczestnicy zdalni zdominują dyskusję, należy stworzyć im możliwość włączenia się do niej.
„Świetną taktyką, aby zdalni uczestnicy czuli się wysłuchani, jest patrzenie na ekran w poszukiwaniu sygnałów, że ktoś chce się wypowiedzieć”.
Należy przewidzieć krótkie przerwy, aby umożliwić uczestnikom zastanowienie się nad dyskusją i stworzyć przestrzeń do włączenia się uczestników online.
Wykorzystanie technologii do wyrównania szans między uczestnikami zdalnymi i osobistymi.
Szereg narzędzi wirtualnych może pomóc w zwiększeniu integracji na spotkaniach hybrydowych. Można poprosić o wkład każdego uczestnika, aby każda osoba dodała swoje spostrzeżenia na wirtualnej tablicy. Ankiety online to kolejny świetny sposób na to, aby głos wszystkich był słyszalny.
Zachęcić uczestników do wpisywania pytań w aplikacji do pytań i odpowiedzi na żywo. W ten sposób można również zachować anonimowość. Wreszcie, należy postawić na dobrą jakość dźwięku, aby uczestnicy na żywo mówili blisko do mikrofonu. Należy używać wysokiej jakości głośników zewnętrznych, aby wszyscy obecni mogli wyraźnie słyszeć uczestników zdalnych.
O autorze
Katy Mrvova jest pisarką Cisco Systems z doświadczeniem w marketingu treści.