Jeżeli jest Pan członkiem zarządu, to prawdopodobnie przyzwyczaił się Pan już do uczestniczenia w spotkaniach wirtualnych. W miarę jak ustępują ograniczenia związane z pandemią, a spotkania osobiste stają się znowu możliwe, spotkania zarządu przechodzą na format hybrydowy, w którym uczestniczą zarówno osoby fizyczne, jak i zdalne, wyjaśnia Prezes Zarządu Boardable, Jeb Banner. Taki hybrydowy układ stwarza nowe wyzwania – i nowe możliwości optymalizacji dyskusji, zwiększenia frekwencji i różnorodności. Każdy, kto organizuje spotkania hybrydowe, skorzysta z rad Bannera.
Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia biznesowe.
Take-Aways
- Wykorzystanie formatu hybrydowego do zwiększenia różnorodności, efektywności i frekwencji na spotkaniach.
- Podjęcie proaktywnych działań w celu utrzymania zaangażowania uczestników zdalnych podczas spotkań hybrydowych.
- Zastosowanie sześciostopniowego procesu, aby spotkania hybrydowe były udane, na przykład ustalenie jasnych zasad i limitów czasowych.
Podsumowanie
Stosowanie formatu hybrydowego w celu zwiększenia różnorodności, efektywności i frekwencji na spotkaniach.
W miarę zmniejszania się ograniczeń związanych z pandemią COVID-19 wiele firm prowadzi spotkania hybrydowe, w których uczestnicy biorą udział zarówno fizycznie, jak i wirtualnie. Obecnie około jedna czwarta wszystkich spotkań odbywa się w ten sposób – i liczba ta rośnie. Hybrydowy format spotkań ma kilka zalet, które wykraczają poza ochronę przed wirusem. Jest to szczególnie ważne w przypadku spotkań zarządu. Po pierwsze, umożliwienie członkom zarządu uczestnictwa na odległość otwiera możliwość zwiększenia różnorodności i zróżnicowania perspektyw, poprzez włączenie członków z różnych miejsc geograficznych lub osób niepełnosprawnych fizycznie. Z drugiej strony, spotkanie hybrydowe może zwiększyć frekwencję, ponieważ członkowie zarządu nie będą musieli podróżować. Wreszcie, technologia wirtualnych spotkań może sprawić, że spotkania będą bardziej efektywne, skoncentrowane i satysfakcjonujące.
Podjęcie proaktywnych działań w celu utrzymania zaangażowania uczestników zdalnych podczas spotkań hybrydowych.
Prowadzący hybrydowe posiedzenia rady nadzorczej muszą optymalizować udział zdalnych uczestników, na przykład poprzez wzywanie ich do przekazywania informacji za pośrednictwem kamery. Należy opracować szczegółowy porządek obrad i sprawić, aby spotkanie było jak najbardziej interaktywne, aby zdalni uczestnicy byli skoncentrowani. Upewnić się, że spotkania są wolne od błędów technologicznych lub programowych, a transmisja danych jest bezpieczna, aby wirtualni uczestnicy mogli w pełni uczestniczyć w spotkaniu.
Zastosowanie sześciostopniowego procesu, aby spotkania hybrydowe były udane, np. ustalenie jasnych zasad i limitów czasowych.
Przygotowując się do hybrydowego zebrania zarządu, przewodniczący rady muszą wziąć pod uwagę sześć kroków:
Upewnienie się, że regulamin organizacji i lokalne przepisy bezpieczeństwa zezwalają na spotkania hybrydowe. Wdrożenie wszystkich protokołów bezpieczeństwa związanych z pandemią, określonych przez władze lokalne.
Wzbogacić platformę wirtualnych spotkań zarządu o narzędzia programowe, które umożliwiają łatwe udostępnianie dokumentów i wszechstronne funkcje połączeń wideo. Ponadto, funkcje głosowania sprzyjają podejmowaniu decyzji w sposób integracyjny i efektywny.
„Niech prezenterzy obecni na spotkaniu dołączą do niego wirtualnie i patrzą na swoje laptopy podczas wypowiedzi.
Ustalić podstawowe zasady dla zdalnych uczestników, aby utrzymać spotkanie na właściwym torze. Na przykład, należy wyciszyć mikrofon, gdy nikt nie mówi, podnieść ręce przed zabraniem głosu, zminimalizować rozpraszanie uwagi przez Internet i poinformować na czacie, że chce się wejść lub wyjść ze spotkania.
Optymalizacja programu spotkania, aby było ono jak najbardziej produktywne. Rozpocząć spotkanie od najważniejszego punktu dyskusji. Określić cel każdego punktu porządku obrad, aby spotkanie było skoncentrowane. Ustalić limity czasowe dla każdego punktu porządku obrad. Upewnić się, że agenda spotkania została podana z wyprzedzeniem, aby członkowie zarządu byli dobrze przygotowani.
Zadbać o zaangażowanie wszystkich uczestników spotkania. Niech każdy powie coś na początku spotkania, potwierdzając swoją obecność lub odpowiadając na pytanie z lodołamacza. Niech ktoś, kto jest fizycznie obecny na spotkaniu, pełni rolę ambasadora dla wirtualnych uczestników. Ambasador powinien obserwować, kto ma podniesioną rękę i kto może mieć problemy techniczne. Zapewnić wirtualnym uczestnikom dostęp do wszystkich istotnych dokumentów, w tym do kopii fizycznych formularzy udostępnionych uczestnikom osobistym.
„Ktoś, kto uczestniczy w spotkaniu osobiście, powinien być oczami i uszami dla uczestników wirtualnych, aby ich głos został usłyszany.
Po spotkaniu należy upewnić się, że wszyscy wiedzą, jakie zadania mają wykonać i w jakim terminie. Należy poprosić wszystkich uczestników o informacje zwrotne na temat tego, jak przebiegło spotkanie i co można poprawić.
O autorze
Jeb Banner jest dyrektorem generalnym Boardable, dostawcy oprogramowania do zarządzania zarządem.