Klient zaproponował zamianę marcowych szkoleń na warsztaty online. Pod trzema warunkami. 1. opracujemy program „Koronawirus a wyzwania szefa zespołu”. 2. Nauka z domowego komputera na darmowej technologii. 3. Nie webinar, a interaktywny warsztat: dyskusje w podgrupach, gry,  zadania angażujące ruch manualny.  Oto opis z realizacji tego projektu.

Zacznijmy od programu (o metodach interaktywnego warsztatu online piszemy poniżej).  Już samą analizę potrzeb musieliśmy przeprowadzić zdalnie. Wykorzystaliśmy nasz portal badawczy HRmapa.pl i spytaliśmy uczestników (menedżerów liniowych i szefów projektów), co ich najbardziej interesuje. Ich oczekiwania można było sprowadzić do trzech grup (co dale w efekcie trzy kilkugodzinne warsztaty):

  • Koronawirus jako zagrożenie dla wydajności zespołu i terminowości realizacji projektów. Nietrudno się bowiem domyślić, że brak spotkań czy korzystania z firmowych narzędzi, albo opóźnienia poddostawców, przełożą się na spowolnienie pracy. W ramach tego warsztatu uczestnicy pracowali nad:
    • Weryfikacją priorytetów. W ramach kategorii „ważne” rozdzielaliśmy zadania na trzy pod-kategorie: „krytyczne – bez nich zginiemy”, „ważne ale mogą poczekać miesiąc”, „możliwe do podzlecenia freelancerom, którzy też z powodu wirusa nagle mają wolne moce przerobowe i proszą się o zlecenia”
    • Reorganizacją komunikacji: które elementy zwykle omawiane na cotygodniowych spotkaniach całego zespołu, można sprowadzić do krótkich codziennych dwu lub trzyosobowych telekonferencji (spotkania zdalne są bardziej efektywne w grupach 2-4 osoby). Wypracowano model codziennej dwuetapowej telekonferencji: wspólne pierwsze 20 minut i kolejne 20 minut w małych podgrupach tematycznych.
    • Zaplanowaniem minimalnej ale jednak koniecznej liczby osobistych mini-spotkań (np. dwie osoby muszą osobiście podpisać wydrukowany raport i wysłać go pocztą, albo przekazać sobie jakiś materiał lub narzędzie)
    • Takim zorganizowaniem technologii pracy (oprogramowanie domowego komputera) by także osoby bez wiedzy informatycznej potrafiły zainstalować odpowiednie narzędzia na domowym laptopie (np. VPN zabezpieczający dostęp do danych tajnych).
    • Codzienną re-weryfikacją postępów prac, by na bieżąco wychwytywać potencjalne zagrożenia i opóźnienia.
    • Rezygnacją z części zadań szefa – by więcej czasu mógł poświęcić na koordynację i udrażnianie komunikacji w tych mocno utrudnionych warunkach współpracy (odłożono na miesiąc zadania niepilne, projekty długoterminowe itp. – by szef mógł więcej pracować videokonferencyjnie w układzie „jeden na jeden”, codziennie 1-2 razy po 10-15 minut z każdym podwładnym)
  • Specyfika zarządzania zespołem, który nagle i z zaskoczenia stał się stuprocentowo zdalny.
    • Delegowanie celów na 1 dzień – dzielenie celów tygodniowych i miesięcznych na drobne, jednodniowe i codzienne ich raportowanie. To zapobiega problemowi „studenta przed sesją: skoro mnie nikt kontroluje, to dzisiejsze zadania odłożę na jutro a dziś odpocznę”.
    • Zoptymalizowaniem zasady „zrób swój fragment i podaj dalej”. Na co dzień osoby pracujące w jednym pokoju mogą dany projekt wykonywać niemal synchronicznie. Gdy są w domach, dobrze jest zweryfikować plany, bo często jedna osoba będzie musiała poczekać aż inna wyśle jej efekt swojej pracy. Dokładniejsze – niemal co do kwadransa – planowanie harmonogramu dnia pozwala uniknąć przestojów (szczególnie że w domu niektórzy pracują rano a inni nocą, bo w ciągu dnia muszą zaopiekować się dzieckiem – przedszkola też są zamykane).
    • Prowadzenie zdalnych spotkań – poznanie narzędzi innych niż wideokonferencje. Np. Mentimeter do zdalnego głosowania decyzji i opiniowania pomysłów, współdzielenie ekranu komputera, wspólna zdalna praca na jednym arkuszu kalkulacyjnym, wspólny harmonogram dnia w chmurze…
    • Delegowanie generowania pomysłów i realizacji zadań możliwie zgodnie z zainteresowaniami i ambicjami podwładnego – co zwiększą szansę zaangażowania się pracownika nawet bez osobistego nadzoru
    • Zdalne rozmowy oceniające, i rozwojowe – wcześniej często nie było na to czasu, teraz można się na tym mocnej skupić. Jak realizować je zdalnie?
  • Koronawirus jako szansa: jak mądrze spożytkować nagle uwolniony czas pracy załogi. Ponieważ okazało, się że ok 40% zadań firma musi odłożyć (nie da się ich wykonać z domu), to nawet jeśli pozostałe 60% pójdzie wolniej, nadal każdy pracownik zostaje z całkowicie wolnym piątkiem. Jak nie zmarnować tego czasu? Podczas warsztatu analizowaliśmy sześć pomysłów.:
    • W 3M, Google czy FedEx sukces rynkowy oparty jest na oddolnej innowacyjności pracowników. Te firmy proszą pracowników, by 10-20% swojego czasu pracy poświęcali nie na zadania operacyjne, lecz główkowanie nad pomysłami.  Jak zorganizować „innowacyjne zdalne piątki” – jak efektywnie prowadzić wirtualne sesje innowacyjne?
    • Przydzielanie szkoleń on-line. Które kompetencje potrzebne w zespole można rozwijać online, na jakie webinary i e-szkolenia menedżer liniowy może teraz „wysłać” pracownika?
    • Benchmarking zdalny. Poprawa efektywności i innowacje to często skutek inspirowania się – także poza branżą. Rynair w strategii rynkowej inspirował się tanimi liniami promowymi, Uber inspiruje się Booking.com, a firmy motoryzacyjne – lotniczymi. Co pracownicy w uwolnionym czasie mogą zgooglować o konkurencji, o firmach mających podobne problemy albo prowadzących podobne procesy? Jak potem zdalnie omówić podpatrzone rozwiązania i twórczo przerobić na własne potrzeby?
    • Praca nad misją i strategią zespołu – zdalny warsztat, w którym lider (czasem razem z pomocą zewnętrznego trenera) zaprasza swój zespół do planowania celów długofalowych i strategii rozwojowej zespołu. Ważne zadanie, na które często brak czasu w bieżącym nawale pracy.
    • Praca nad wartościami i zasadami współpracy oraz definiowanie ról i poznawanie różnic osobowościowych w zespole– integracja i poprawa relacji poprzez zdalną sesję team building moderowaną przez trenera z zewnątrz zespołu.

Metody interaktywnego warsztatu online

Klientowi nie chodziło o bierny udział w webinarze lub indywidualne zaliczenie kursu online.  Warsztaty miały być prawie tak samo interaktywne i zespołowe, jak klasyczne zajęcia w sali. Prawie – bo jedyne, czego nie mogliśmy zapewnić, to gier opartych na manualnych rekwizytach (np. wspólne budowanie, przemieszczanie się itp.). Jakimi metodami pracowaliśmy?

  1. Metody podtrzymywania rozpraszanej uwagi i spadającej koncentracji – uczestnicy zdalni są rozpraszani telefonami czy e-mailami, z czasem też nuży ich patrzenie w ekran, więc nawet w dwugodzinnych sesjach potrzeba mnóstwo:
    1. Quizów z niebanalnymi i zabawnymi ale tematycznymi zagadkami (np. dotyczącymi psychologii przywództwa) – uczestnicy odpowiadają na smartfonach, a na ekranie komputera widzą zestawienie wszystkich odpowiedzi grupy oraz wyniki rankingu zwycięzców.
    2. Głosowania (prowadzący przedstawia tezę, uczestnicy głosują smartfonami, na ekranie pojawia się wynik sondażu, potem go omawiamy)
    3. Bardzo dynamicznych filmów opartych na niespodziankach, ciekawych historiach – my korzystamy z 10-minutowych „best of” z serii Pułapki Umysłu National Geographic, odnoszącej się do paradoksow psychologii społecznej.
    4. Zadań „zgoogluj – przygotuj – zaprezentuj”. Trener stawia kilka problemów lub case’ów dot. omawianego tematu, rozdziela je pomiędzy uczestników, prosi o zgooglowanie danych, streszczenie ich na jednym slajdzie i potem udostępnienie na swoim ekranie oraz jednominutowe omówienie dla reszty grupy. Każdy uczestnik analizuje a potem prezentuje swój temat – nie może być tylko biernym obserwatorem.
    5. Współzawodnictwo par i trójek uczestników w zadaniach problemowych
  2. Metody interaktywnej pracy indywidualnej
    1. Praca z narzędziami papierowymi – krytycznie ważna w szkoleniu online, bo chcemy zaangażować także kinestetyków i ogólnie ruch manaulny. Dlatego prosimy uczestników by mieli kartki A4 i kolorowe pisaki. Prosimy ich o rozrysowanie np. etapów omawianego problemu w formie diagramu, a potem sfotografowanie wyniku swojej pracy i wrzucenie w chmurę. Takie „skany” ręcznego rysunku omawia potem sam uczestnik lub trener.
    2. Praca z interaktywnymi testami osobowościowymi – ich wyniki obliczane są w czasie rzeczywistym (my używamy naszego systemu HRmapa.pl – jest on dostępny dla każdego pracodawcy także do samodzielnego użycia)
    3. Narzędzia planistyczne, analityczne i decyzyjne w chmurze (te mogą być realizowane także grupowo) – można je budować na bazie wirtualnego arkusza typu Excel, co pozwala na ich zdalną i grupową albo indywidualną edycję
  3. Metody interakcji grupowych:
    1. Dyskusje i burze mózgów w niezależnych podgrupach – mogą być spisywane na wirtualnej notatce lub slajdzie (analogia flipcharta)
    2. Dyskusja grupowa metodą chatu i chmury tagów
    3. Wideo-scenki za pomocą narzędzi wideokonferencyjnych
    4. Gry w których rywalizują dwie podgrupy (w dwóch pod-pokojach video rozwiązują na punkty tematyczne zagadki albo realizują na czas ćwiczenia komunikacyjne – np. układanki, praca z rysunkami)

Jeżeli każda sesja (90-120 minut) zawiera w sobie kombinację 4-5 powyższych metod, a czas pracy interaktywnej przekracza 70%, szkolenie zdalne nie różni się wiele od tradycyjnego warsztatu. Nawet w grupach mających tendencję do bierności, istnieją skuteczne narzędzia „wymuszania” skupienia.  Przykładowo, wystarczy by w scence role obserwatora i uczestnika rotowały co 3-4 minuty. Jeżeli wiesz, że za chwilę możesz nagle przejąć aktywną rolę, musisz na bieżąco śledzić jej przebieg i nie masz czasu na SMSy na boku.

Co ważne dla części pracodawców – opisane narzędzia są dostępne gratisowo (albo licencję opłaca firma szkoleniowa) i nie wymagają od uczestników instalacji niemal niczego (poza ew. prostą aplikacją na smartfonie).