Każdy, kto przechodził przez męczące oceny pracy, wie, że udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnych może być bezowocne, a nawet przynosić efekty odwrotne do zamierzonych. Jako alternatywę, konsultant ds. przywództwa i komunikacji Joe Hirsch przedstawia „feedforward”, podejście zorientowane na przyszłość. Przedstawia sześć sposobów na naprawienie tradycyjnej informacji zwrotnej. Przytaczając liczne studia przypadków, w tym dane z międzynarodowych firm, szkół państwowych, ośrodków szkolenia liderów i nowych obszarów badań, pokazuje, że feedforward to umiejętność życiowa, która ma kluczowe znaczenie w biznesie, edukacji, rodzicielstwie i nie tylko.

Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia biznesowe.

Take-Aways

  • Tradycyjna informacja zwrotna zorientowana na przeszłość przynosi efekty odwrotne do zamierzonych.
  • „Feedforward” skupia się na perspektywach na przyszłość, a nie na błędach z przeszłości.
  • Feedforward składa się z sześciu podstawowych elementów, które tworzą akronim REPAIR: „Regeneruje” i „rozszerza”. Jest „szczególny” i „autentyczny”. Ma „wpływ” i „doskonali”.
  • Feedforward ma ogromny potencjał, aby poprawić cztery sfery wydajności: „kreatywność, świadomość, zespoły” i „autonomia”.
  • Kreatywność kwitnie tam, gdzie panuje ciekawość i wolność.
  • Rozwijanie świadomości – czyli uważne słuchanie wewnętrznego głosu – poprawia wydajność.
  • Dzięki feedforward liderzy mogą poprawić komunikację i współpracę w zespole.
  • Autonomia przekształca ludzi z ofiar w twórców.

Podsumowanie

Tradycyjne sprzężenie zwrotne zorientowane na przeszłość jest przeciwskuteczne w zwiększaniu wydajności.
Tradycyjny model informacji zwrotnej jest przestarzały. Być może sprawdzał się w czasach, gdy firmy mogły mierzyć wydajność pracownika, ale obecnie, gdy około 70% pracowników pracuje w zawodach opartych na usługach i wiedzy, wydajność jest niemożliwa do zmierzenia. W biznesie informacje zwrotne są zazwyczaj rzadkie, subiektywne, arbitralne, czasochłonne i zorientowane na przeszłość. Według badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Columbia, ludzie przyswajają tylko 30% otrzymanych informacji zwrotnych, a resztę odrzucają lub ignorują. W edukacji nacisk na ocenianie sprzyja apatycznemu podejściu do nauki. Przecież studenci nie mogą poprawić swoich ocen z perspektywy czasu. Mimo to, tradycyjne podejście do informacji zwrotnej jest niezwykle popularne w edukacji i biznesie.

„Udzielanie innym informacji zwrotnej na temat rzeczy, których nie mogą zmienić, jest jak proszenie ich o wyjście z bloku cementu, który już zastygł”.
Tradycyjna informacja zwrotna wymaga ogromnych nakładów czasu. Firma konsultingowa Deloitte, międzynarodowa korporacja zatrudniająca ponad 250 000 pracowników, obliczyła, że poświęca około dwóch milionów godzin rocznie na zarządzanie wynikami. Jednak odgórne oceny nie sprzyjają rozwojowi kariery ani zwiększeniu zaangażowania. Koncentrują się na słabościach, zamiast przedstawiać rozwiązania, a tym samym zmniejszają możliwości rozwoju. Czując się oceniani przez ustaloną narrację na temat swoich możliwości, pracownicy opierają się informacji zwrotnej, co może wywołać „wyuczoną bezradność” – stan psychologiczny, w którym ludzie czują się bezsilni, aby zmienić swój wynik.

„Feedforward” skupia się na perspektywach na przyszłość, a nie na błędach z przeszłości.
Trener przywództwa i autor Marshall Goldsmith opracował koncepcję feedforward, która polega na pytaniu o radę, jak poprawić się w przyszłości. Podejście to opiera się na założeniu, że ludzie osiągają najlepsze wyniki, gdy koncentrują swoją energię na przyszłych zachowaniach, które mogą zmienić, a nie na wydarzeniach z przeszłości, których nie mogą zmienić.

„Przeszłość to czas na refleksję. Przyszłość to miejsce na działanie. Przeszłość jest już zapisana. Przyszłość jest jeszcze nie zapisana. Nigdy nie możemy zmienić przeszłości. Zawsze możemy przekształcić przyszłość”. W przeszłości dawaliśmy informacje zwrotne. W przyszłości będziemy udzielać feedforward”.
W ramach feedforward kierownicy przeprowadzają proste cotygodniowe spotkania kontrolne z pracownikami, aby omówić otwarte zadania i ostatnie prace. Check-iny przedkładają rozwój nad ocenę i pozwalają na szczerą dyskusję między kierownikami i pracownikami. Kierownicy mogą udzielać wskazówek pracownikom, którzy z kolei mogą poruszać tematy swoich mocnych stron, celów zespołu i aspiracji zawodowych. Podejście feedforward zabiera pracowników w podróż do samopoznania i oferuje jasność zawodową.

Feedforward składa się z sześciu podstawowych elementów, które tworzą akronim REPAIR: „regeneruje” i „rozszerza”. Jest „szczególny” i „autentyczny”. Ma „wpływ” i „doskonali”.
Model feedforward zawiera sześć wzajemnie wzmacniających się komponentów. Organizacje mogą stosować je wszystkie lub wybrać te, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom:

Regeneruje – Feedforward regeneruje talent, pomagając ludziom odnaleźć cel. Traktuje zasoby ludzkie jako inwestycje, a nie wydatki. Feedforward stwarza możliwości rozwoju przywództwa i rotacji stanowisk, aby rozwijać umiejętności pracowników. Podejście to inspiruje pracowników do zaangażowania się w uczenie się przez całe życie w celu osiągnięcia satysfakcji z pracy, jak również awansu zawodowego.
Rozszerza – Feedforward rozszerza możliwości, pozwalając ludziom na realizację pomysłów. Na przykład Pixar stosuje „plussing” w swoich sesjach krytycznych, podejście, które wykorzystuje wzmacniacze (zwroty takie jak „tak, i”, „co by było, gdyby”, „spróbujmy”), a nie tłumiki („to się nie uda”), aby utrzymać przepływ pomysłów. Ustrukturyzowane debaty, w których osoby muszą bronić swojej pracy, generują więcej pomysłów niż otwarta burza mózgów.
Konkretny – Feedforward jest konkretny i skupia się tylko na jednym zagadnieniu w danym czasie. Pomaga to uniknąć zmęczenia decyzyjnego, stanu, który może wywołać przeciążenie informacyjne. W sesjach feedforward rady powinny być proste, jasne i dobrze zdefiniowane.
Autentyczna – Aby wywołać prawdziwą poprawę, korygujące informacje zwrotne muszą być szczere i uczciwe, nawet jeżeli są negatywne. Podczas gdy nowicjusze preferują pozytywną krytykę, eksperci cenią sobie negatywną krytykę, która pomaga im się doskonalić. Należy zadbać o to, aby informacje zwrotne były konstruktywne, ale unikać pustych pochwał tylko po to, aby zrównoważyć negatywne komentarze. Zamiast tego należy obiektywnie przedstawić obserwacje i fakty z myślą o przyszłych osiągnięciach.
Wpływ – Jeżeli nie przełoży się wiedzy na działanie, nie będzie postępu. Zachęcając pracowników do działania, należy zacząć od celu długoterminowego („kamień milowy”), ale podzielić go na mniejsze kroki („kamyki”). Zachęcać pracowników do proponowania własnych pomysłów na realizację zadań.
Ulepsza – Feedforward sprawia, że pracownicy czują się współtwórcami własnego procesu rozwoju. Liderzy tworzą zespoły o uzupełniających się stylach, zachęcając do obiektywnej niezgody i „twórczego ścierania się” w celu tworzenia przełomów.
Feedforward ma ogromny potencjał, aby poprawić cztery sfery wydajności: „kreatywność, świadomość, zespoły” i „autonomia”.
Naprawiając tradycyjny model informacji zwrotnej, menedżerowie i nauczyciele dzielą odpowiedzialność za ocenę i doskonalenie odpowiednio z pracownikami i uczniami. Korzyści z feedforward przejawiają się w czterech głównych obszarach wydajności:

Kreatywność – Wolna od ograniczeń wyobraźnia odwiedza nieodkryte miejsca.
Świadomość – Słuchanie wewnętrznego głosu pomaga „pracować mądrzej, bawić się intensywniej i żyć lepiej”.
Zespoły – Feedforward może radykalnie poprawić sposób współpracy i komunikacji w zespołach.
Autonomia – Autonomiczny feedforward daje ludziom pewność siebie, której potrzebują, aby działać.
Kreatywność rozwija się tam, gdzie panuje ciekawość i wolność.
Kreatywność rośnie w środowiskach, w których ludzie mają autonomię wyboru i eksperymentowania. Ciasne ograniczenia dławią kreatywność i innowacyjność, ponieważ ludzie rzadko próbują wyeliminować pozornie nieruchome ograniczenia. Zamiast zalecać odbiorcy stałe rozwiązanie, co jest tendencją tradycyjnej informacji zwrotnej, feedforward stawia lustro, w którym pracownicy mogą się przejrzeć, pozwalając na ujawnienie siebie. Feedforward zachęca ludzi do przekraczania granic, aby odkryć nowe sposoby myślenia.

„Przekonanie innych, aby wykonywali swoją najlepszą pracę, ma miejsce wtedy, gdy zarządzamy z punktu dystansu: wystarczająco blisko, aby mieć znaczenie, ale zbyt daleko, aby się wtrącać”.
W tradycyjnym sprzężeniu zwrotnym dynamika władzy jest przechylona na korzyść osoby udzielającej informacji. Z drugiej strony, Feedforward kładzie nacisk na równość. Rozprasza władzę i zachęca do ciekawości, dociekania i autonomii. Sposób, w jaki autorytet przekazuje informacje, wpływa na kreatywne podejście do problemu. Stawianie otwartych zadań pozwala na pojawienie się różnych rozwiązań. Na przykład 3M, międzynarodowy konglomerat, zachęca pracowników do robienia częstych przerw i z zadowoleniem przyjmuje rozproszone uwagi lub „spekulacyjne poszukiwania”, które prowadzą do wglądu. Podobnie w Google obowiązuje polityka, zgodnie z którą pracownicy mogą poświęcić 20% swojego czasu na badanie interesujących ich pomysłów. W wielu amerykańskich szkołach wprowadzono Genius Hour, jedną godzinę w tygodniu, podczas której uczniowie mogą wybrać, czego i jak się uczyć, z uwzględnieniem odpowiedzialności osobistej.

Rozwijanie większej świadomości – czyli uważne słuchanie wewnętrznego głosu – poprawia wyniki.
Większość informacji zwrotnych pochodzi z zewnętrznego źródła – od menedżera, trenera lub nauczyciela. Jednak feedforward zachęca ludzi do skupienia się na introspekcji i dokonania uczciwej samooceny, aby odkryć swoje pasje, umiejętności, nadzieje i obawy. Proszę wsłuchać się w swój wewnętrzny głos, wydobyć głębię swojej samowiedzy. W miarę jak wzrasta świadomość własnych mocnych i słabych stron oraz pragnień, można aktywnie wyznaczać własny kurs. Zmiany w zachowaniu zaczynają się od zmiany wewnętrznej. Wysłuchanie czyjejś opinii może być pouczające, ale dopiero Pana osobista reakcja naprawdę zmienia.

„Inni mogą widzieć to, co my wiemy, ale tylko my wiemy, co widzimy – a widzimy więcej niż ktokolwiek inny. Nikt nie ma dostępu do zamglonych części naszej głębokiej świadomości. Jeśli więc informacja zwrotna ma spowodować zmianę zachowania, a zmiana zachowania zaczyna się od zmiany nastawienia, to okazuje się, że to my sami, a nie nikt inny, mamy najlepszy ogląd własnej wydajności. W końcu to my jesteśmy najbardziej wtajemniczeni”.
Michael Gervais, psycholog sportowy specjalizujący się w nauce o wysokiej wydajności, jest ważnym członkiem zespołu zaplecza Seattle Seahawks. Zachęca zawodników do treningu zarówno w zakresie wytrzymałości psychicznej, jak i autorefleksji. Nie kładąc nacisku na wygraną, trenerzy Seahawks zachęcają każdego zawodnika do osiągnięcia osobistego optimum. Przywiązanie do wartości zespołowych i ocena osobistego potencjału to zwycięska kombinacja.

Poniższe techniki mogą pomóc Państwu przestawić się na wewnętrzne nastawienie nie tylko na boisku, ale również w pracy i w szkole:

„Konstruktywna mowa własna” – Ta technika samokształcenia poprawia sposób podejmowania decyzji, radzenia sobie z emocjami i wykonywania zadań. Posiadanie wewnętrznego trenera, który zachęca, omawia działania i dokonuje samooceny, tworzy skuteczny cykl myślenia i działania.
„Praktyka fantomowa – Znana również jako „wyobraźnia ruchowa”, praktyka fantomowa jest techniką wizualizacji, dzięki której wyobrażenie sobie wykonywania danej czynności może przynieść takie same korzyści poznawcze, jak ćwiczenie fizyczne, a wykonywanie ruchów w myślach może poprawić wyniki w życiu.
„Mindfulness – Skupienie uwagi na chwili obecnej przynosi korzyści fizyczne i psychiczne. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne stwierdziło, że 45% nastolatków odczuwa stres związany ze szkołą. Jednak nadopiekuńczość uczniów nie przyniesie odpornych dorosłych, nie da się też wyeliminować wszystkich stresów. Mindfulness jest antidotum, które pomaga uczniom kontrolować zachowanie, lepiej się koncentrować i poprawiać wyniki w nauce.
„Opisuj, nie przepisuj” – Umiejętność etykietowania emocji jest potężną metodą radzenia sobie z lękiem i niepokojem. Podchodząc do trudnej sytuacji, należy się cofnąć i zauważyć swoje emocje, myśli i spostrzeżenia bez osądzania. Proszę być precyzyjnym i unikać nadmiernej samokrytyki. Badania osób z arachnofobią – strachem przed pająkami – wykazały, że werbalizowanie strachu zmniejsza przerażenie badanych.
„Wielozadaniowość może ograniczać zdolność jasnego myślenia, uczenia się, przełączania między zadaniami, zatrzymywania informacji i odróżniania informacji ważnych od rozpraszających. Feedforward zachęca do ustalania priorytetów zadań i koncentracji na zadaniu, co pomaga uniknąć spadku wydajności.
„Traktuj wszystkie chwile jak równe” – To nastawienie przeciwdziała stresowi związanemu z wydajnością. Wielkie momenty w życiu mogą nas sparaliżować tremą. Ale podejście do każdego zadania z taką samą energią i celem pomoże Państwu zachować spokój i świadomość siebie.
„Spraw, aby się trzymało” – Zmiana każdego zachowania zaczyna się od celowego tworzenia nowych wzorców nawyków. Na przykład w jednym z badań stwierdzono, że osoby z wysokim poziomem stresu, które praktykowały mindfulness przez zaledwie osiem tygodni, zdołały zmienić swój stan emocjonalny i poprawić odporność. Jednak aby uzyskać trwałe rezultaty, należy zrytualizować każdy nawyk. Należy ustanowić czynnik wyzwalający, po którym następuje działanie, które prowadzi do nagrody. Powtarzać, aż w tej pętli powstaną nowe ścieżki neuronowe.
„Zaufać sobie – Szukanie potwierdzenia w sobie działa najlepiej, gdy ma się duże oczekiwania wobec siebie. Odwaga, aby słuchać własnego głosu i wierzyć w swój potencjał, wywołuje najlepszą wersję samego siebie.
Dzięki feedforward liderzy mogą poprawić komunikację i współpracę w zespole.
Dzisiejsi konsumenci żądają uczciwości korporacyjnej, a pracownicy pragną celu. Te czynniki powodują wzrost świadomości w miejscu pracy. Dlatego firmy stają się coraz bardziej oparte na wartościach, co zaczyna się od przywództwa. Świadomi liderzy dążą zarówno do celu, jak i do zysku, starając się służyć i tworzyć wartość dla wszystkich interesariuszy. Przejście od sprzężenia zwrotnego do sprzężenia zwrotnego może wyzwolić te cechy w liderach firm.

„Świadomych liderów porusza znaczenie i misja, a nie tylko władza i pieniądze. Prowadzą poprzez mentoring, motywowanie, rozwijanie i inspirowanie ludzi w sposób, który unika nakazów i kontroli.”
Mikrokomunikaty, którymi przesiąknięte są codzienne działania i rozmowy w miejscu pracy, definiują jego kulturę. Gdy te mikromesje są negatywne i skupiają się na błędach z przeszłości, kultura może być trująca. Ale kiedy te mikromesje spoglądają w przyszłość możliwości z nadzieją i pozytywnym nastawieniem, powstaje korzystna kultura zespołu. Skupiając się na przyszłości, feedforward rozchodzi się po zespołach, inspirując pracowników poczuciem celu, co prowadzi do zwiększenia więzi, wkładu i współpracy.

Autonomia przekształca ludzi z ofiar w twórców.
Feedforward skupia się na mocnych stronach i przyszłych możliwościach, dając odbiorcom narzędzia autonomii. Zamiast być ofiarą czyjejś opinii o swoich niedociągnięciach, feedforward pomaga Państwu znaleźć źródło siły we własnych przedsięwzięciach. Stawiają Państwo czoła wyzwaniom, wierząc, że Państwa wysiłki coś zmienią i że mają Państwo kontrolę nad wynikiem. Taka postawa daje odporność i samostanowienie zamiast fatalizmu.

„Tradycyjna informacja zwrotna kończy się wytykaniem palcami i frustracją. Zmienia ludzi w ofiary. Natomiast feedforward kulminuje w optymizmie i możliwościach. Zmienia ludzi w twórców – tych, którzy potrafią przekształcić wyzwanie w szansę.”
Trzy S autonomii to „wsparcie, pot i znaczenie”. Wspieranie nowych pracowników poprzez coaching i mentoring jest wartościową inwestycją, która buduje ich pewność siebie i niezależność. Wspierające kontakty społeczne w zespole zwiększają wydajność. Pot, w postaci ciężkiej pracy, jest ważniejszy od talentu jako wyznacznik sukcesu. Nawet osoby z naturalnym talentem muszą włożyć wysiłek, ćwiczyć i dążyć do osiągnięcia swoich celów. Znaczenie, czyli wewnętrzna radość, jaką daje Państwu praca, powoduje większe zaangażowanie. Samodzielne kierowanie i wybór mogą stworzyć poczucie własności i autonomii nawet w przypadku żmudnych i pozornie bezsensownych zadań.

Tradycyjne informacje zwrotne zabijają autonomię za pomocą zachęt i pochwał. Zachęty powodują, że ludzie dążą do uzyskania zewnętrznej nagrody, a nie do osiągnięcia wewnętrznych celów i osobistej satysfakcji. Autonomia i wysiłek są bardziej skutecznymi strategiami zapewniającymi długoterminowy sukces. Pochwały, które koncentrują się na wyniku końcowym, wzmacniają pozycję osoby oceniającej i ograniczają pracowników do sztywnej wizji ich potencjału. Wykorzystanie feedforward do nadania priorytetu procesowi i rozwojowi pokazuje pracownikom, jak mogą się doskonalić i budować swój własny sukces, nawet jeśli po drodze będą doświadczać porażek.

Feedforward to więcej niż narzędzie, to nowy sposób myślenia, który uwalnia potencjał, zwiększa mistrzostwo i umożliwia samopoznanie we wszystkich dziedzinach życia.

O Autorze

Joe Hirsch jest pedagogiem i mówcą. Jego badania były publikowane w „The Wall Street Journal”, „Harvard Business Review”, „Inc.” i innych ważnych pismach.

Rate this post