Podstawy zarządzania, Steven Cohen i William Eimicke

Biorąc pod uwagę nieograniczoną ilość materiałów na temat zarządzania, jedna książka nie może obejmować wszystkiego, ale Steven Cohen i William Eimicke dają z siebie wszystko w tym elementarzu podstaw zarządzania organizacją. W swojej zwartej książce omawiają historię teorii zarządzania, strategię, zrównoważony rozwój, public relations, etykę, rozwijającą się technologię i wiele innych. Ich informacje mają zastosowanie dla menedżerów organizacji publicznych, prywatnych i non-profit, zarówno niedoświadczonych, jak i doświadczonych. Autorzy oferują wielką usługę w postaci tego kompleksowego przeglądu najbardziej istotnych koncepcji zarządzania.

Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia biznesowe.

Wnioski

• W zarządzaniu chodzi o to, aby ludzie pracowali.
• Nie trzeba mieć oficjalnego tytułu, aby być liderem.
• Na każdym etapie kariery należy się czegoś nauczyć.
• Skuteczne zarządzanie opiera się na trzech podstawach: punktach odniesienia, celach i odpowiedzialności.
• Państwa plan strategiczny określa kierunek i najlepszy sposób realizacji celów.
• Wszystkie firmy stoją przed wspólnym dylematem: zrobić to czy kupić?
• Sukces zależy od solidnych relacji z mediami i marketingu.
• Skuteczna komunikacja zaczyna się od słuchania.

Podsumowanie

W zarządzaniu chodzi o to, aby ludzie pracowali.
Chociaż zarządzanie organizacją stale ewoluuje i staje się coraz bardziej złożone, podstawowe zasady zarządzania pozostają niezmienne. Skuteczni menedżerowie wykorzystują profesjonalne narzędzia i zasoby, aby zachęcić pracowników i upewnić się, że ich praca spełnia cele organizacji.

„Zarządzanie jest sztuką i rzemiosłem doprowadzania ludzi do pracy. „
Menedżerowie muszą zrozumieć podstawowe procesy organizacyjne, aby kultywować zasoby, które sprzyjają zrównoważonemu rozwojowi firmy. Do tych zasobów należą klienci, interesariusze i wyraźna nisza handlowa lub cel firmy. Trwałość i sukces organizacji zależą od zdolności menedżerów do poszukiwania i rozwijania zasobów oraz do skutecznego dostosowywania się do zmian wewnętrznych i zewnętrznych.

Nie trzeba mieć oficjalnego tytułu, aby zostać liderem.
Każdy może zdobyć umiejętności przywódcze i stać się lepszym pracownikiem, bez względu na swoją formalną rolę. Zdobycie umiejętności zarówno w zakresie zarządzania, jak i przywództwa daje Państwu przewagę zawodową i zwiększa wydajność Państwa firmy.

„Można przewodzić bez zarządzania i zarządzać bez przewodzenia, ale organizacja, aby odnieść sukces, potrzebuje zarówno silnego przywództwa, jak i dobrego zarządzania”.
Guru zarządzania Peter Drucker nauczał, że uczciwość jest najbardziej krytycznym elementem przywództwa. Uważał, że liderzy powinni poznać indywidualne mocne strony ludzi, zanim zaoferują im wskazówki i kierunek. Liderzy potrzebują również strategicznego planu, popartego mierzalnymi celami i zadaniami.

Rolą lidera jest:

Promowanie zasad organizacyjnych.
Ustalenie długoterminowych celów i strategii ich realizacji.
Pozyskiwanie i wykorzystywanie największych talentów.
Podejmowanie decyzji zapewniających optymalną wydajność organizacji.
Nawiązać współpracę z innymi firmami.
Opanowanie sztuki komunikacji pisemnej i werbalnej.
Motywować ludzi i ponosić za nich odpowiedzialność.
Inicjowanie zmian i innowacji.
Aby zmotywować pracowników, liderzy mogą zaoferować wynagrodzenie pieniężne, zadania do wykonania i możliwości rozwoju osobistego. Inne bodźce, które menedżerowie często stosują, aby zmotywować ludzi, to premie, awanse, większe biura, elastyczność planowania, dodatki, praca zdalna i czas wolny. Jednak w rzeczywistości ludzie czerpią większą motywację z nietradycyjnych bodźców, takich jak poczucie spełnienia, uznanie ze strony przełożonych, pewne oczekiwanie na awans oraz przyjemna, sensowna praca. Te bodźce nie kosztują dodatkowo pieniędzy, ale kierownicy muszą być świadomi wysiłków każdego zespołu i pracownika, aby je zapewnić.

Na każdym etapie kariery należy się czegoś nauczyć.
Zrozumienie funkcjonowania organizacji i nawiązanie dobrych relacji w pracy są kluczowe dla Państwa sukcesu jako lidera, ale nie można nauczyć się wszystkiego z dnia na dzień. Każde nowe stanowisko wiąże się z koniecznością nauki, bez względu na wcześniejsze osiągnięcia. Należy dowiedzieć się wszystkiego o firmie, zanim zacznie się proponować lub wprowadzać istotne zmiany. Proszę zwracać się do innych po ich wiedzę i perspektywę. Zachęcać do szczerych opinii. Wykazać się poufnością i otwartością na inne punkty widzenia.

„Pod wieloma względami przywództwo jest często kojarzone z zarządzaniem kryzysami, które, nawiasem mówiąc, często powodują zmiany i innowacje”.
Skuteczni liderzy uznają swoje niedociągnięcia i traktują swoje błędy jako możliwości rozwoju.Profesjonalny coaching może pomóc Państwu stać się lepszym liderem. Proszę rozważyć możliwość zapisania się na kursy dla absolwentów lub wzięcia udziału w programach. Proszę przyjąć zachowania i praktyki liderów, których Państwo podziwiają.

Skuteczne zarządzanie opiera się na trzech podstawach: wzorcach, celach i odpowiedzialności.
Potrzebują Państwo silnego systemu zarządzania wiedzą i wydajnością pracowników.

„Benchmarking jest stosunkowo prostym, ale potężnym narzędziem, które pomaga organizacji określić jej główną misję, potrzeby klientów i najlepsze sposoby poprawy wyników.
Proszę zbudować swój system na trzech podstawach:

Ustalenie punktów odniesienia – Proszę poszukać organizacji i liderów, zarówno z Państwa branży, jak i spoza niej, którzy dobrze sobie radzą w obszarach, które chcieliby Państwo poprawić. Na przykład, przez lata wydziały wydawania praw jazdy słynęły z długich kolejek, skomplikowanych przepisów, nieprzyjemnych pracowników i przestarzałej technologii. Następnie kierownicy przestudiowali branżę fast-foodów, bankowości i ubezpieczeń, aby dowiedzieć się, jak sprawnie i przyjemnie przyjmować duże grupy ludzi.
Opisać sukces – Sukces ma różne definicje w zależności od branży. Prywatne firmy szukają zysków i udziału w rynku. Organizacje społeczne istnieją po to, aby pomagać ludziom. Sukces dla agencji rządowych oznacza umożliwienie ludziom bezpiecznego życia i pracy. Ale firma prywatna może definiować sukces według takich zmiennych, jak kontrola kosztów i to, czy poszczególne jednostki są rentowne. Sektor non profit może patrzeć na to, ile kosztują usługi i ile pieniędzy może zebrać organizacja charytatywna. Należy zdefiniować parametry sukcesu, określając, które z tych wskaźników są właściwe i które można zmierzyć.
Ustalić odpowiedzialność – Oceniać wyniki i rozliczać pracowników i zespoły. Stawianie zbyt ambitnych celów zniechęca ludzi lub zmusza ich do stosowania nieetycznych metod. Stawianie poprzeczki zbyt nisko może powstrzymać pracowników przed próbą poprawy. Kierownicy muszą stale monitorować wyniki swoich pracowników i odpowiednio dostosowywać cele dla pracowników. Należy upewnić się, że pracownicy wiedzą, za jakie wyniki otrzymują nagrody, a za jakie kary.
Kierownicy wyższego szczebla muszą stworzyć i zdefiniować metryki, które będą mogli wykorzystać do oceny wyników organizacji. Mierzenie zmiennych, takich jak wydatki i przychody, jest łatwiejsze wewnątrz firmy, ale trzeba wyjść poza jej mury, aby określić zadowolenie klientów, zagrożenia ze strony konkurencji, wpływ regulacji rządowych oraz wpływ Państwa towarów i usług. Dodawanie kolejnych mierników zmniejsza znaczenie każdego z nich, ale wykluczenie niektórych może oznaczać, że przeoczą Państwo obszar, którego dotyczą.

Państwa plan strategiczny określa kierunek i najlepszy sposób realizacji celów.
Organizacje potrzebują strategicznych planów gry, które określają cele natychmiastowe i długoterminowe, działania niezbędne do realizacji tych celów oraz zasoby, które należy zapłacić za wykonanie planu. Każdy plan strategiczny powinien się opierać na sześciu elementach:

Analiza problemów i możliwości – Określić mocne strony firmy i jej braki oraz ustalić, jak wpływają one na szanse pozyskania zasobów. Należy zapytać, jakie towary i usługi organizacja powinna produkować, jaki cel spełnia Państwa oferta, w jaki sposób firma jest wyjątkowa i kim są jej konsumenci.
Przeanalizować i zidentyfikować wszystkich interesariuszy – Kto tworzy przeszkody, wyzwania i możliwości? Którzy interesariusze, wewnątrz i na zewnątrz organizacji, mogą wpływać na jej misję lub realizację strategii?
Analiza historii – Jak przeszkody i możliwości doprowadziły organizację do tego punktu? Które działy i osoby najskuteczniej reagowały na wyzwania w przeszłości i jakie strategie sprawdzały się najlepiej? Proszę zwrócić się do doświadczonych pracowników.
Analiza obecnej sytuacji i zasobów firmy – Ocenić kompetencje organizacji i to, co musi zrobić, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom finansowym, politycznym i społecznym. Brutalnie szczera samoanaliza może być bolesna, ale konieczna.
Określenie celów i działań – Państwa inicjatywy strategiczne muszą być dostosowane do zasobów finansowych. Strategie, które przekraczają możliwości firmy, zmuszą organizację – lub jej oczekiwania – do zmiany. Budżet na jeden rok, ale należy uwzględnić pięcioletni plan fiskalny, ponieważ wprowadzenie wszystkiego w życie będzie wymagało więcej niż 12 miesięcy.
Ocena prawdopodobnego wpływu Państwa strategii – Monitorowanie realizacji Państwa planu pozwala na jego dostosowanie.
Przygotować się na sprzeciw. Ludzie opierają się zmianom. Niektórzy nie wierzą w naprawianie tego, co nie jest zepsute. Inni uważają, że nowe zasady i struktury ograniczą innowacyjność i kreatywność.

„Menedżerowie odpowiedzialni za zrównoważony rozwój myślą o perspektywie długoterminowej, zamiast skupiać się wyłącznie na tygodniowych, kwartalnych lub codziennych wynikach i finansach”.
Niektórzy pracownicy lub grupy chcą zabezpieczyć swoją władzę i wpływy. Proszę zyskać ich poparcie, będąc świadomym ich obaw i dostosowując swoją strategię do alokacji zasobów i celów całej organizacji.

Wszystkie firmy stają przed wspólnym dylematem: zrobić czy kupić?
Kontraktowanie jest rozwiązaniem dla realizacji prac, które przekraczają możliwości Państwa firmy. Jednak to Państwo są ostatecznie odpowiedzialni za wyniki. Należy poznać każdego sprzedawcę na początku współpracy i pozostać z nim w ścisłym kontakcie, aż do uzyskania wzajemnego zaufania.

„Organizacja nie powinna kupować usługi, towaru lub funkcji, jeżeli miałoby to negatywnie wpłynąć na jej możliwości i wyróżniające ją kompetencje”.
Należy uważać na zawieranie umów, które mogą umniejszyć odrębność Państwa organizacji. Na przykład, Barnes & Noble prowadzi księgarnię Uniwersytetu Columbia, ale szkoła nigdy nie rozważałaby zlecania na zewnątrz funkcji akademickich, takich jak badania czy nauczanie. Chociaż IBM zbudował swoją reputację na produkcji komputerów osobistych, w 2005 r. zdecydował, że jego działalność w zakresie komputerów osobistych nie jest już opłacalna i sprzedał ją firmie Lenovo. Strategia wyznaczyła drogę IBM. Zdefiniowanie wyjątkowości Państwa organizacji – tego, co pozwala jej przyciągnąć niezbędne zasoby.

Sukces zależy od solidnych relacji z mediami i marketingu.
Postęp technologiczny i media społecznościowe wprowadzają nowe złożoności do komunikacji korporacyjnej. Menedżerowie muszą zwracać uwagę na relacje z mediami, marketing i branding.

Czasami firma potyka się i otrzymuje negatywny rozgłos. Należy zminimalizować szkody, stawiając czoła mediom i podając dokładne informacje. Ich raporty prawdopodobnie będą gorsze bez Państwa udziału. Ponieważ media rzadko skupiają się na dobrych wiadomościach, menedżerowie wyższego szczebla muszą nagłaśniać pozytywne działania i wydarzenia w organizacji. Należy powołać kompetentny zespół ds. komunikacji, który będzie rozpowszechniał korzystne wiadomości i z wyprzedzeniem przygotowywał strategie postępowania w sytuacjach kryzysowych.

„Branding pomaga organizacji w dotarciu i utrzymaniu klientów, którzy z kolei będą polecać Państwa organizację innym.
Marketing i branding są ważne dla każdej organizacji; nawet organizacje non-profit mają interesariuszy i klientów. Strategiczny plan marketingowy organizacji powinien zawierać przekonujący przekaz skierowany do docelowej grupy odbiorców. Wybór kanałów medialnych zależy od tego, jak można najskuteczniej dotrzeć do konkretnych odbiorców. Budowanie marki tworzy społeczną rozpoznawalność Państwa wyjątkowości i odróżnia Państwa od konkurencji. Silne marki przyciągają klientów, inwestorów i wyróżniających się pracowników.

Media społecznościowe umożliwiają ludziom obejście konwencjonalnych mediów i bezpośrednią komunikację. Te miejsca są często idealne do prezentowania towarów i usług konsumentom, przy jednoczesnym drastycznym obniżeniu kosztów reklamy. Ale media społecznościowe niosą ze sobą ryzyko. Mogą one być miejscem dla niezadowolonych konsumentów i pracowników. Każdy może wyrazić swoją opinię lub komentarz.

Niekiedy przedstawiciele mediów mogą przeprowadzić z Panem wywiad. Nie należy kłamać ani przeinaczać prawdy. Należy jak najczęściej promować swoją organizację i odpowiadać na pytania bezpośrednio, bez zbędnych udziwnień.

Skuteczna komunikacja zaczyna się od słuchania.
Aktywne słuchanie polega na tym, aby umieć pozwolić komuś mówić, słuchać uważnie, od czasu do czasu oferować słowa uznania i reagować, gdy jest to właściwe. Dobrzy słuchacze podsumowują to, co usłyszeli i powtarzają własnymi słowami, aby pokazać, że rozumieją i są uważni.

Udzielając pracownikowi informacji zwrotnej, należy skupić się na kwestiach, które dana osoba może naprawić. Nigdy nie należy krytykować jego osobowości lub pochodzenia. Informacje zwrotne należy przekazywać prywatnie, w ciągu kilku dni od zdarzenia, które tego wymaga. Należy skupić się na jednym zachowaniu w danym czasie i wyraźnie zaznaczyć, że oczekuje się zmian. Samo przyjęcie informacji zwrotnej jest pozytywnym sygnałem i poprawia komunikację w organizacji.

„Skuteczne słuchanie wymaga zewnętrznych oznak, że zwraca się uwagę na rozmówcę – zachowanie, które ogólnie nazywa się zachowaniem uczestniczącym i obejmuje wskazówki niewerbalne”.
Menedżerowie często nie lubią przeprowadzać rozmów kwalifikacyjnych. Są one czasochłonne, powtarzalne i czasami nie wyłaniają wyraźnego lidera. Proszę uczynić ten proces bardziej znośnym, zadając każdemu kandydatowi te same pytania otwarte. Stworzyć tabelę z listą zachowań i umiejętności, których Państwo poszukują, i oceniać każdego kandydata pod kątem każdego z kryteriów.

Starannie podchodzić do komunikacji osobistej. Proszę rozważyć wpływ swoich e-maili i wiadomości przed ich wysłaniem. Korespondencja online może być szybko przekazywana dalej na całym świecie i będzie istnieć w cyberprzestrzeni na zawsze. Prawie każdy ma przy sobie smartfona, proszę więc uważać na to, co się mówi i robi. Ktoś prawdopodobnie zwraca na to uwagę.

O Autorach

Steven Cohen jest starszym prodziekanem Szkoły Studiów Zawodowych Uniwersytetu Columbia i dyrektorem Programu Badawczego Instytutu Ziemi w zakresie polityki i zarządzania zrównoważonym rozwojem. William Eimicke jest profesorem praktyki i dyrektorem założycielem Picker Center for Executive Education w School of International and Public Affairs Uniwersytetu Columbia.