Mistrzyni wirtualnych prezentacji Kassy LaBorie przedstawia przewodnik krok po kroku dla producentów w środowiskach spotkań online. Uczy, czym różnią się platformy „Revealers and Builders”, jak rozwiązywać problemy techniczne podczas sesji, a nawet o etykiecie online. Zrozumieją Państwo, dlaczego dobry projekt angażuje uczestników, jak przygotować go z wyprzedzeniem za pomocą szczegółowych instrukcji oraz jak gospodarze i producenci mogą sobie wzajemnie pomagać. LaBorie dołącza wiele list kontrolnych, dzięki którym będą Państwo zorganizowani i na bieżąco.
Streszczenie tłumaczone z angielskiego maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia biznesowe.
Take-Aways
- Pandemia COVID-19 ujawniła problemy z zaangażowaniem w prezentacjach wirtualnych.
- Umiejętności komunikacyjne są równie ważne jak umiejętności techniczne.
- Platformy prezentacyjne są zgodne z dwoma archetypami: Ujawniacze i Budowniczowie.
- Listy kontrolne cech platform pomogą Państwu zdecydować, co będzie dla Państwa najlepsze.
- Dowiedzą się Państwo, jakie są najczęstsze problemy z platformami wirtualnymi i jak je rozwiązywać.
- Proszę wykonać trzy kroki, aby zarządzać przebiegiem spotkania i działaniami edukacyjnymi.
- Sprawić, aby uczestnicy byli przygotowani, zaangażowani i odpowiedzialni.
- Relacje robocze pomiędzy prezenterami i producentami powinny być silne i godne zaufania.
Podsumowanie
Pandemia COVID-19 ujawniła problemy z zaangażowaniem w prezentacje wirtualne.
W 2020 r. nastąpił wzrost liczby wirtualnych prezentacji, ponieważ w czasie pandemii koronawirusów ludzie na całym świecie pozostali w domach. Wirtualne prezentacje pomogły ludziom kontynuować życie zawodowe, ale ujawniły pewien problem: słabe zaangażowanie. Czasami problem leżał po stronie prezentera i treści, ale kluczowe kwestie dotyczyły również oprogramowania do prowadzenia konferencji internetowych. Frustracja z powodu usterek i opóźnień oraz niezdolność uczestników do korzystania z funkcji interaktywnych uniemożliwiały ludziom czerpanie maksymalnych korzyści z tego doświadczenia.
„Wirtualni trenerzy, gospodarze spotkań online i prezenterzy webinarów – mamy problem: zaangażowanie”.
Istnieją trzy rodzaje prezentacji wirtualnych:
Szkolenia online – Ta kategoria obejmuje wielu moderatorów i kilku uczestników, którzy oglądają prezentacje w tym samym momencie i współpracują w grupach.
Spotkania cyfrowe – Prezentacje te stanowią krok wyżej od tradycyjnych połączeń konferencyjnych, podczas których ludzie zbierają się, aby obejrzeć prezentacje, opracować strategię i stworzyć projekt.
Webinaria – Te prezentacje online są przeważnie jednokierunkowe, z udziałem jednego lub kilku prezenterów i dużej publiczności.
Produkcja obejmuje zadania techniczne i logistyczne, a nie treść. Zadania produkcyjne obejmują: pomoc użytkownikom w 1) zrozumieniu funkcji platformy, połączeń audio i czatów, 2) dodawaniu notatek do tablic i 3) włączaniu się w sesje breakout. Producenci powinni wspierać prezenterów, trenerów i facylitatorów. Powinni również rozdawać „zadania edukacyjne przed sesją”, wgrywać treści i wysyłać dane do logowania uczestnikom. W trakcie wydarzenia na żywo producenci przeprowadzają ankiety, monitorują uczestnictwo i oceniają sesje breakout. Po prezentacji producenci finalizują kurs i zapewniają akredytację.
Umiejętności komunikacyjne są równie ważne jak umiejętności techniczne.
Producenci prezentacji wirtualnych muszą posiadać określone umiejętności techniczne, ale również muszą być dobrymi komunikatorami. Muszą szybko przyswajać informacje, umieć rozwiązywać problemy, dobrze pracować w sytuacjach stresowych i szybko dostosowywać się do zmian. Dobry producent przekazuje znaczenie, pomagając zaangażować się wszystkim uczestnikom. Aby skupić się na skutecznej komunikacji, producenci muszą rozumieć funkcje wybranych platform, efektywnie z nich korzystać i rozwiązywać problemy podczas sesji.
„Ustalenie kontekstu pomaga ludziom nawiązać kontakt, a efektywne i angażujące przedstawienie szczegółów pomaga ludziom zwrócić uwagę”.
Przed, w trakcie i po prezentacji wirtualnej producenci muszą:
Podłączyć się – pomóc wszystkim w ściągnięciu, zalogowaniu się i uczestniczeniu w sesji. Zwracać uwagę na problemy z połączeniem i rozwiązywać je.
Partner – przeprowadzić próbę z prezenterami. Organizować ankiety i czaty. Udzielać porad dotyczących edukacji użytkowników w zakresie instrukcji i wytycznych dotyczących sesji.
Analizować – Unikać błędów dzięki wcześniejszemu planowaniu. Szybko reagować na komplikacje i problemy. Szukać alternatywnych rozwiązań, gdy napotyka się na nieplanowane przeszkody.
Godna komunikacja wymaga skutecznego słuchania. Należy zwracać uwagę na wskazówki od moderatorów podczas prób i transmisji. Zwracać uwagę na luki w dźwięku i reagować na nie. Być empatycznym, gdy uczestnicy mają problemy z technologią.
Prezentacje są zgodne z dwoma archetypami: Ujawniaczy i Budowniczych.
Poznając nową platformę należy zapytać, czy przypomina ona Adobe Connect lub Zoom. Obie mają pewne cechy wspólne, ale inaczej prezentują informacje. Jedna z nich jest konstruktorem, a druga ujawniaczem. Konstruktorzy umożliwiają załadowanie i dostęp do materiałów z wyprzedzeniem i pozwalają na dostęp po zakończeniu prezentacji. Platformy typu Revealer wymagają, aby prezenterzy dzielili się ekranem i materiałami w czasie rzeczywistym. Platformy dla konstruktorów to Adobe Connect, Saba Classroom, Blackboard i Jigsaw. Platformy Revealer to Zoom, GoToWebinar, GoToMeeting, GoToTraining, Microsoft Teams i Skype for Business.
„Wydajność jest kluczowa: platformy bez awarii technicznych na pierwszym miejscu, a wybór funkcji interaktywnych na drugim”.
Oba rodzaje platform mają swoje zalety i wady. Podczas gdy Revealery są bardziej spontaniczne, prezenterzy mogą niechcący udostępnić coś, co nie jest częścią prezentacji, np. skrzynkę mailową lub prywatne wiadomości. Buildery mają wiele funkcji i szablonów, ale nauka korzystania z nich i przesyłania treści wymaga czasu. Czasami Państwa pliki nie są kompatybilne z platformą. Ucząc się każdej nowej technologii, należy podzielić ją na „trzyetapowy proces uczenia się ACT”:
A = „Dostęp” – Ustalenie, co jest dostępne, i przeprowadzenie sesji testowej.
C = „Kliknij” – Poznaj oprogramowanie, klikając na wszystkie pozycje menu.
T = „Team up!” – Praca z partnerem i prowadzenie go tak, jakby był uczestnikiem spotkania.
Listy kontrolne dla funkcji platformy pomogą Państwu zdecydować, co będzie dla Państwa najlepsze.
Większość osób zna pewne funkcje oprogramowania do prezentacji online, takie jak dźwięk, kamera internetowa, współdzielenie ekranu i czat. Jednak każda platforma różni się od siebie, dlatego przy podejmowaniu decyzji o tym, które z nich najlepiej sprawdzą się w przypadku wirtualnego doświadczenia, które chcą Państwo stworzyć, należy skorzystać z listy kontrolnej. Lista „Na początek” zawiera następujące funkcje:
Role – Przypisanie funkcji lub stanowisk, takich jak liderzy, gospodarze lub uczestnicy, i określenie poziomu dostępu dla każdego z nich.
Audio – Może to być transmisja na żywo, telekonferencja lub dźwięk z komputera, do słuchania i prezentowania.
Uczestnicy – Ta funkcja obejmuje różne rodzaje uczestników, w tym osoby, które słuchają, przemawiają, zasiadają w panelach, robią prezentacje lub moderują wydarzenie.
Kamera internetowa – Jest to kamera komputerowa, która zapewnia transmisję na żywo z programu lub wydarzenia.
Nagrywanie – Może obejmować audio lub wideo, a także prezentacje do wykorzystania w przyszłości.
„Jasne określenie planu interakcji z publicznością pomoże zbudować pewność siebie w korzystaniu z tych funkcji.
„Podstawowa interakcja” obejmuje te funkcje:
Informacja zwrotna – Ten zestaw narzędzi zawiera interaktywne gadżety, takie jak przycisk „podnieś rękę” lub ikona „odszedłem”.
Czat – Jest to określone miejsce do wymiany publicznych lub prywatnych komentarzy za pomocą tekstu.
Biała tablica – Jest to pusta przestrzeń – jak pusta kartka papieru – do robienia notatek i burzy mózgów.
Sporządzanie notatek – Funkcja adnotacji polega na wykorzystaniu różnych gadżetów i urządzeń do pisania lub rysowania na tablicy.
Udostępnianie plików – Ta technologia umożliwia uczestnikom przesyłanie/udostępnianie plików bezpośrednio do głównej przestrzeni konferencyjnej.
Współdzielenie ekranu – Ta funkcja pozwala uczestnikom online widzieć ekran komputera prezentera podczas sesji na żywo.
„Zaawansowane funkcje interakcji” obejmują te cechy:
Ankiety – Ta funkcja umożliwia organizatorom przeprowadzanie ankiet wśród uczestników online i udostępnianie lub zapisywanie wyników ankiet.
Dzienniki lub notatki – Jest to określony obszar do pisania, zapisywania i udostępniania notatek.
Q&A – Jest to miejsce do wymiany zapytań i odpowiedzi oraz do zarządzania sesjami pytań i odpowiedzi.
Pobieranie plików – Ta funkcja umożliwia uczestnikom szybkie pobieranie lub przenoszenie notatek, slajdów prezentacji i innych plików ze spotkania.
Breakout – Ta funkcja umożliwia uczestnikom spotkania tworzenie małych grup, w których ludzie mogą się gromadzić i współpracować.
Dowiedz się, jakie są najczęstsze problemy z platformami wirtualnymi i jak je rozwiązywać.
Podczas każdej sesji online z dużą ilością ruchomych elementów zawsze coś pójdzie nie tak. Do najczęstszych problemów należą połączenia audio, ale zdarzają się również problemy z tablicami, pokojami do przerw, wspólnymi plikami i ankietami. Dobry gospodarz i producent przygotuje się na takie ewentualności, przeprowadzając testy i próby, aby zminimalizować błędy. Jeżeli podczas występu na żywo coś się nie uda, należy wykonać następujące trzy kroki:
Wyluzuj – weź głęboki oddech i wycisz dźwięk, aby się pozbierać.
Zbadać sprawę – Należy znaleźć przyczynę usterki. Czy problem dotyczy prezentera, uczestnika czy wszystkich uczestników? Czy dźwięk działa, czy wideo jest wadliwe? Zidentyfikować usterkę, a następnie poinformować słuchaczy o problemie.
ACT – Proszę przypomnieć sobie trzy kroki z procesu uczenia się ACT, o którym była mowa powyżej. Jeżeli przygotują się Państwo wcześniej i będą znali swoją technologię, rozwiążą Państwo problem.
Dla osób na stanowiskach kierowniczych, typowe niepowodzenia na spotkaniach polegają na braku jasnego określenia ról i zadań technicznych dla prezenterów, gospodarzy i moderatorów. Inne usterki to trudności z rozpoczęciem sesji, ankiety lub slajdów. Problemy pojawiają się również, gdy organizatorzy spotkań próbują przekazać kontrolę nad obsługą różnym prezenterom w programie. Należy upewnić się, że uczestnicy znają przypisane im role i włączyć wszystkie funkcje, które ich wspierają.
Problemy z dźwiękiem dotyczą również sesji online. Niektórzy uczestnicy spotkań nie potrafią prawidłowo używać przycisku wyciszania i zakłócają spotkanie szczekaniem psów, prywatnymi rozmowami lub wyjściami do toalety. Częsty problem pojawia się również wtedy, gdy uczestnicy nie znają wymagań technicznych dotyczących dźwięku dla danej platformy konferencyjnej. Niektórzy zaniedbują naukę korzystania z komputera, aby dołączyć do sesji i próbują korzystać z połączenia telefonicznego, które nie jest wystarczająco obsługiwane przez platformę. Należy poprowadzić uczestników przez ich problemy z dźwiękiem, ale jeżeli problemy nie ustąpią, być może trzeba będzie ich wyciszyć lub rozłączyć. W razie wątpliwości należy „zrestartować i ponownie dołączyć”.
„Zapewnienie pisemnych i wizualnych szczegółów, takich jak: co robić, gdzie szukać i jak uczestniczyć, pomoże utrzymać zaangażowanie wszystkich.
W przypadku takich interakcji, jak czat lub „Whiteboarding”, niektórzy uczestnicy nie wiedzą, jak korzystać z technologii. Na czacie problemy często wynikają z nieodpowiednich komentarzy, a nie z problemów technicznych. Niestosowne zachowania rozpraszają ludzi. Należy monitorować i kierować dyskusją. Białe tablice czasami trudno zapisać jako pliki; proszę robić zrzuty ekranu, aby je zachować.
Proszę wykonać trzy kroki, aby zarządzać przebiegiem spotkania i działaniami edukacyjnymi.
Sporządzić notatki na temat przebiegu sesji, w szczególności dotyczące tego, co i kiedy będą Państwo prezentować. Proszę wykonać trzy kroki w tym procesie:
Określenie celów – Im jaśniejszy cel, tym większe prawdopodobieństwo jego osiągnięcia. Z góry należy wiedzieć, co uczestnicy mają wynieść z sesji.
Wybrać forum – Do burzy mózgów najlepsza jest współpraca w grupie. Do przeglądania informacji lepsza może być prezentacja. Proszę połączyć metodę z oczekiwanymi wynikami.
Wybrać narzędzia interakcji – Do burzy mózgów najlepszy jest czat. Korzystanie z tablicy może lepiej służyć prezentacjom wizualnym. Proszę wybrać najlepszą funkcję dla doświadczenia, które chcą Państwo stworzyć.
„Gdy za udaną realizację sesji online odpowiedzialna jest więcej niż jedna osoba, notatki dotyczące przebiegu sesji są ważne dla jasności i organizacji.
Stworzenie listy kontrolnej dla producentów i moderatorów. Zbyt często prezenter staje się niespokojny podczas sesji i może zapomnieć o przeprowadzeniu ankiety lub udostępnieniu plików. Stworzyć slajdy, które zawierają wizualne instrukcje, co robić dalej lub jak korzystać z danej funkcji.
Niech uczestnicy będą przygotowani, zaangażowani i odpowiedzialni.
Brak przygotowania może zniszczyć Państwa prezentację online. Uczestnicy mogą być przytłoczeni i zdenerwowani, gdy korzystają z technologii, której nie do końca rozumieją. Proszę przygotować ich wcześniej, co mają robić i czego oczekiwać. Muszą przebywać w cichym otoczeniu z niewielką ilością czynników rozpraszających. Powinni przetestować swój sprzęt, oprogramowanie i połączenie.
Wysłać e-maile z instrukcjami. Niech uczestnicy przetestują linki, obejrzą film wprowadzający lub przeprowadzą sesje testowe online na żywo. Ludzie uczą się najlepiej, wypróbowując rzeczy na własnej skórze. Należy dodatkowo przygotować uczestników, przypominając im o etykiecie, która jest niezbędna, aby sesja była przyjemna dla wszystkich.
„Uczestnicy muszą stać się świadomymi i pewnymi siebie uczestnikami, ucząc się, jak prawidłowo uczestniczyć w sesji online na żywo, zarówno pod względem technicznym, jak i emocjonalnym.”
Zawsze znajdą się osoby, które nie przeczytały e-maili, nie sprawdziły sprzętu lub ustawiły się w sposób zakłócający pracę. Proszę dać im szansę – do pewnego momentu. Jeżeli ich problemy techniczne zajmują zbyt dużo czasu, proszę grzecznie poprosić ich o wzięcie udziału w innej sesji. Proszę dać im miejsce, w którym będą mogli podzielić się swoimi problemami, ale Państwa pierwszym obowiązkiem jest odpowiedzialność za osoby, które przybyły przygotowane.
Relacje robocze pomiędzy prezenterami i producentami powinny być silne i godne zaufania.
W przypadku dużych wydarzeń online, takich jak webinaria, w których mogą uczestniczyć setki osób, producent jest niezbędny, ale nawet mniejsze wydarzenia, takie jak spotkanie, korzystają z pomocy technicznej. Prezenter i producent powinni mieć silny kontakt, aby zapewnić najlepsze zaangażowanie. Istnieją dwa rodzaje producentów:
Kierownicy technologiczni – Najczęściej spotykani w przypadku webinarów, ten producent koncentruje się przede wszystkim na logistyce, która obejmuje zarządzanie techniczne i wsparcie.
Facylitatorzy programu – Ten producent zna treść, a także technologię. W razie potrzeby może pełnić funkcję prezentera.
„Im więcej zaufania zostanie zbudowane pomiędzy tymi dwoma osobami, tym lepsza będzie sesja”.
Producent facylitacyjny może być częścią dynamicznej współpracy z prezenterem, a nawet tworzyć partnerstwo. Podczas wspólnej pracy należy się spotkać, aby się poznać i podzielić strategiami i zasobami. Producenci muszą najpierw spełnić wymagania techniczne. Razem mogą sprawnie przeprowadzić sesję, dobrze się komunikować i sprawić, że sesja będzie żywa, skuteczna i interesująca dla wszystkich uczestników.
O autorze
Była dyrektor ds. wirtualnych usług szkoleniowych w Dale Carnegie Training Kassy LaBorie jest założycielką i głównym konsultantem w Kassy LaBorie Consulting.