Sale pełne inteligentnych ludzi mogą zamienić się w chaos, jeżeli nie zastosują Państwo uporządkowanego podejścia do spotkań. Niezależnie od tego, czy chcą Państwo zorganizować inicjatywę społeczną, czy też prowadzić bardziej produktywne spotkania komitetu lub zarządu, uproszczona interpretacja najnowszego (2011) wydania Robert’s Rules of Order pomoże Państwu utrzymać porządek na zebraniach. Amerykański pułkownik wojskowy Henry Martyn Robert stworzył Zasady Roberta pod koniec XIX wieku, a normy te są nadal szeroko stosowane. Proszę zastosować je w praktyce, aby umożliwić Państwa grupie dzielenie się pomysłami, uniknąć nadużywania władzy i przyjąć przejrzystość.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie z języka angielskiego (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia z komunikacji.
Take-Aways
- Mądrzy ludzie tracą czas na spotkaniach, gdy ściera się ich ego.
- Należy przestrzegać Reguł Roberta na spotkaniach mających na celu wprowadzenie nowej organizacji lub restrukturyzację nieuporządkowanej.
- Regulamin i przepisy porządkowe są podstawą funkcjonowania każdej grupy.
- Stosować pięciostopniowy porządek obrad, aby zapewnić zaangażowanie i produktywność spotkań.
- Wzywać grupę do działania poprzez składanie wniosków.
- Silne komitety mogą informować większe grupy o kluczowych decyzjach, sporządzając przemyślane sprawozdania.
- Spotkania, na których brakuje skutecznego przewodniczącego, mogą stać się chaotyczne.
- Należy zapobiegać wypalaniu się ludzi lub dominacji na zebraniach.
Podsumowanie
Mądrzy ludzie tracą czas na spotkaniach, gdy ścierają się ich ego.
Nawet osoby o dobrych intencjach i bystrym usposobieniu mogą tracić czas na spotkaniach, ponieważ chcą przeforsować swój program, ekscytują się swoimi pomysłami i nie ufają kolegom, że zajmą się sprawami, które są dla nich ważne. Ego i różne punkty widzenia mogą się zderzyć, ale nie muszą Państwo żyć z nieporządkiem lub chaosem. Jest lepszy sposób postępowania.
Pod koniec XIX wieku pułkownik armii amerykańskiej Henry Martyn Robert napisał poradnik, w którym przedstawił metodologię organizowania spotkań dowolnej wielkości. Pierwotnie zatytułował go Pocket Manual of Rules of Order for Deliberative Assemblies, a później Robert’s Rules of Order.
„Smutna prawda jest taka, że gdy w jednym pomieszczeniu znajduje się zbyt wiele wielkich mózgów, dochodzi do niepotrzebnych starć ego, podczas gdy powinny one pękać w szwach od genialnych pomysłów”.
Poradnik Roberta cieszył się – i nadal cieszy – dużą popularnością. Wydawcy wydali 11 różnych edycji i sprzedali miliony egzemplarzy. Reguły Roberta mogą pomóc Państwu w prowadzeniu produktywnych i efektywnych spotkań, określić strukturę organizacyjną i w inny sposób umożliwić grupie lub firmie godne i profesjonalne zachowanie.
Proszę stosować się do Zasad Roberta podczas spotkań mających na celu wprowadzenie nowej organizacji lub restrukturyzację nieuporządkowanej.
Proszę postępować zgodnie z tymi pięcioma krokami, aby prowadzić zebrania w celu ożywienia istniejącej organizacji, która nie ma odpowiedniej struktury, utrzymania silnej firmy lub stworzenia nowej organizacji:
Zwołaj pierwsze spotkanie organizacyjne – Aby rozpocząć nową inicjatywę korporacyjną, uaktywnić komitet projektowy, zorganizować grupę obrońców obywateli lub stworzyć stowarzyszenie właścicieli kondominiów, zaproś ludzi na masowe spotkanie.
Wybór tymczasowych funkcjonariuszy – Należy wybrać tymczasowego przewodniczącego lub przewodniczącego pro tem. Osoba ta wyznacza innych tymczasowych funkcjonariuszy, takich jak sekretarz pro tem do sporządzania notatek i skarbnik pro tem, jeżeli grupa potrzebuje kogoś do zbierania funduszy.
Napisać „Uchwałę o trwałym zrzeszeniu” – W tym dokumencie podają Państwo powody, dla których chcą się zebrać. Jeżeli są Państwo tymczasowym przewodniczącym, proszę przeczytać tę uchwałę i dać ludziom szansę na dyskusję, upewniając się, że nikt nie zdominuje rozmowy. Jeżeli tworzą Państwo samodzielną organizację, należy stworzyć formalną uchwałę według następującego wzoru: „Uchwalono: Biorąc pod uwagę obawy wyrażone na tym spotkaniu, należy utworzyć stowarzyszenie w celu zajęcia się [konkretną sprawą lub zagadnieniem, którym chce się zająć Państwa organizacja]”.
Stworzenie regulaminu – Jeżeli tworzą Państwo niezależną organizację, należy stworzyć regulamin, aby zapewnić, że wszyscy będą się zgadzać z normami i planami grupy. Tymczasowy przewodniczący wyznacza osoby do zasiadania w komisji, która opracowuje regulamin. W razie potrzeby zaproponować zwrot członkom komisji określonej kwoty wydatków, które mogą ponieść, na przykład na badania lub kopiowanie. Dać wszystkim możliwość wypowiedzenia się na temat tego, jaki regulamin powinna opracować komisja.
Podsumowanie – Ustalić termin następnego spotkania, na którym komisja ds. regulaminu przedstawi swój projekt.
Regulaminy i przepisy porządkowe są podstawą działalności każdej grupy.
Proszę pomóc Państwa grupie w realizacji jej misji, tworząc regulamin, który zapewni porządek i strukturę. Państwa grupa powinna opracować regulamin – konkretne zasady, które pomogą uregulować jej zachowanie, a także powinna stworzyć reguły porządkowe, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie spotkań.
Należy przestrzegać podstaw prawa parlamentarnego. Na przykład, chociaż wszyscy członkowie mają prawo zgłaszać wnioski i próbować tworzyć nowe dyrektywy dla grupy, to jednak większość rządzi. Grupa może przerwać debatę, jeżeli dwie trzecie członków postanowi zmienić temat. Państwa grupa wypracuje własne nawyki i sposoby załatwiania spraw; te podejścia staną się Państwa zwyczajami.
„Chociaż struktury takie jak Reguły Roberta mogą prowadzić Państwa organizację w kierunku sprawiedliwego, uporządkowanego i rozsądnego działania, nie mogą Państwo nigdy zapominać, że reguły nie są punktem zgromadzenia. Punktem zgromadzenia jest Państwa… stowarzyszenie”.
Przy tworzeniu systemu zasad i przepisów należy kierować się tą hierarchią strukturalną: Statuty są ważniejsze od regulaminów; regulaminy są ważniejsze od regulaminów; a Państwa grupa może tworzyć specjalne regulaminy, które mają większą moc niż ogólne regulaminy, które zazwyczaj pochodzą od władz parlamentarnych lub z „Robert’s Rules”.
Przy tworzeniu regulaminu należy kierować się przepisem Robert’s Rules, zawierającym istotne elementy:
Nazwa – Należy podać nazwę Państwa grupy.
Cel – Należy zamieścić dwa zdania na temat celu Państwa grupy.
Członkostwo – Należy wyjaśnić, jak ustalają Państwo członkostwo: Czy członkowie muszą mieć określone kwalifikacje? Uwzględnić szczegóły, takie jak hierarchia członkostwa, procedury inicjacji i wymagania wobec członków, takie jak składki i kary za niespełnienie wymagań.
Funkcjonariusze – Należy wyjaśnić role funkcjonariuszy i proces nominacji, podając szczegóły, takie jak długość kadencji.
Spotkania – Należy wyjaśnić, w jaki sposób Państwa grupa ustala godziny spotkań; kto jest odpowiedzialny za planowanie; minimalna liczba członków wymagana do oficjalnego spotkania; gdzie będą się Państwo spotykać; oraz długość spotkań.
Zarząd – Należy wyjaśnić funkcję zarządu oraz jego uprawnienia i możliwości. Proszę podać szczegóły dotyczące sposobu powoływania członków zarządu i organizacji spotkań zarządu.
Komitety – Należy wymienić każdy komitet i zapisać jego cel, uprawnienia i wszelkie ważne szczegóły dotyczące procesów członkostwa.
Władza parlamentarna – Należy skodyfikować, że grupa będzie się „odwoływać do Robert’s Rules of Order Newly Revised 11th Edition” lub podać inną władzę.
Zmiany – Należy określić, że dwie trzecie członków grupy musi głosować nad zmianą regulaminu lub zlecić grupie opracowanie własnej zasady dotyczącej zmian.
Proszę stosować pięcioetapowy porządek obrad, aby zapewnić zaangażowanie i produktywność spotkań.
Państwa regulamin może określać częstotliwość regularnych spotkań oraz definicję kworum: minimalną liczbę członków wymaganą do odbycia spotkania. Grupy często wykorzystują swoje stałe zasady, aby określić, kiedy i gdzie będą się spotykać. Zachęcać wszystkich członków do uczestniczenia w regularnych spotkaniach, podczas gdy członkowie specjalnych komisji lub członkowie zarządu mogą spotykać się na mniejszych zgromadzeniach.
„Należy zadbać o to, aby nikt nie wyssał całego tlenu z sali i aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem.
Jeżeli nie mogą Państwo zająć się konkretną sprawą podczas regularnego spotkania – na przykład sprawą biznesową, która wymaga natychmiastowej uwagi grupy – przewodniczący może zwołać spotkanie specjalne. Przewodniczący powinien skoncentrować się na omawianym zagadnieniu i przekazać członkom informacje, które pozwolą im na świadome uczestnictwo. Jeżeli nie uda się podjąć decyzji przed upływem wyznaczonego czasu, należy zaplanować kontynuację przerwanego spotkania. Podczas tego spotkania podejmą Państwo działania w miejscu, w którym zakończyło się ostatnie spotkanie na dany temat i rozwiążą problem. Inne rodzaje spotkań to sesje wykonawcze – spotkania tylko dla członków – oraz spotkania roczne, które dają członkom zarządu możliwość zastanowienia się nad celami i kondycją organizacji.
Tworzenie porządku obrad w pięciu krokach:
Przywołanie do porządku – Państwa przewodniczący informuje wszystkich o rozpoczęciu oficjalnych obrad.
Ceremonie otwarcia – Należy przeprowadzić wszelkie rytuały, które Państwa grupa przyjmuje, takie jak inwokacja lub wprowadzenie.
Obecność – Sekretarz lub przewodniczący wywołuje listę obecności.
Kalendarz zgody – Członkowie grupy dzielą się tym, o czym ich zdaniem grupa powinna wiedzieć, ale co uważają za zbyt błahe, aby uzasadnić formalną dyskusję jako punkt oficjalnej działalności.
Standardowy porządek obrad – Główna część spotkania przebiega w następującym porządku: Ktoś czyta lub streszcza protokół z ostatniego spotkania do zatwierdzenia przez grupę. Członkowie zarządu, komisji stałych i rad nadzorczych przedstawiają przygotowane przez siebie sprawozdania. Komisje specjalne przedstawiają swoje sprawozdania. Grupa wysłuchuje ewentualnych poleceń specjalnych lub prezentacji na zaplanowane tematy. Grupa wysłuchuje ogólnych porządków obrad lub tych, które odłożyła lub nad którymi zawiesiła dyskusję na ostatnim posiedzeniu. Przewodniczący otwiera głos w sprawie nowych spraw, które każdy członek chciałby omówić. Następnie przewodniczący zgłasza wniosek o zakończenie obrad.
Wezwać grupę do działania poprzez zgłaszanie wniosków.
Podczas zgromadzeń (narad) osoby fizyczne mogą zgłaszać wnioski. Mogą zwracać uwagę na punkty obrad, zwracając się do przewodniczącego lub osoby przewodniczącej.
„W większości systemów parlamentarnych, w tym w Regulaminie Roberta, wnioski są przedmiotem debaty, głosowania, poprawek i innych dyskusji. Są one w istocie siłą napędową procesu parlamentarnego, narzędziem, przez które przepływa wszystko inne”.
Wniosek główny wzywa grupę do podjęcia jakiegoś działania; wniosek dodatkowy pomaga grupie zoptymalizować wykonanie wniosku głównego. Istnieją trzy główne rodzaje wniosków wtórnych:
Wniosek pomocniczy – Na przykład, jeżeli grupa rozważa wniosek główny, aby kupić coś za swoje środki, ktoś może złożyć wniosek pomocniczy, aby odłożyć decyzję o zakupie we wniosku głównym.
Wniosek uprzywilejowany – Ma zastosowanie, gdy ktoś czuje pilną, niezwiązaną z tematem potrzebę przerwania lub wstrzymania posiedzenia na czas, gdy grupa omawia wniosek główny. Przykładem może być wniosek o odroczenie posiedzenia lub wniosek, który podnosi „kwestię przywileju”, np. prośba o przerwanie posiedzenia w celu dostosowania temperatury w sali.
Wniosek incydentalny – Wnioski te dotyczą sposobu, w jaki Państwa grupa prowadzi spotkania i odnoszą się do jej zasad i specjalnych przepisów porządkowych. Na przykład, ktoś może złożyć wniosek incydentalny z prośbą o zawieszenie przepisu na konkretną okazję, na przykład w celu wpuszczenia gościa na spotkanie. Inne wnioski uboczne to wnioski o nominację – które członkowie składają przy wyborze nowych członków zarządu – wnioski o zwolnienie z pełnienia funkcji w określonej sprawie lub wnioski o rezygnację.
Przewodniczący powinien zezwolić na debatę nad wnioskiem głównym tylko wtedy, gdy jedna lub więcej osób popiera ten wniosek. Osoba zgłaszająca główny wniosek musi go najpierw obronić, zanim przewodniczący postawi pytanie grupie i wezwie do głosowania.
Silne komitety mogą informować większe grupy o kluczowych decyzjach, sporządzając przemyślane sprawozdania.
Do komitetów – mniejszych grup w ramach grupy głównej – należy wybierać osoby, których umiejętności i talenty najlepiej służą konkretnym zadaniom każdego komitetu. Komisje specjalne istnieją tymczasowo, na określony czas i składają sprawozdania lub badają konkretną sprawę; komisje standardowe pełnią długoterminowe, powtarzające się funkcje. Państwa grupa może wyznaczyć ogólnego przewodniczącego, który będzie prowadził posiedzenia komisji, lub wyznaczyć kogoś – najlepiej osobę znającą tematykę komisji – do prowadzenia każdej komisji. Przy wyborze członków komisji należy zdecydować się na metodę tajnego głosowania lub mniej formalną taktykę otwartych nominacji.
„Członkowie komitetów zostali wybrani według tego, jak dobrze ich talenty pasują do konkretnego zadania, a specjalizacja i wąskie ukierunkowanie ich celów oznacza, że komitety mogą zwykle osiągnąć bardzo wiele w krótszym czasie, niż zajęłoby to zadanie całej organizacji.”
Komitety powinny być mniejsze, bardziej elastyczne i bardziej skoncentrowane niż większa organizacja. Przewodniczący komitetu może chcieć sporządzać protokół – lub mogą Państwo wyznaczyć sekretarza – ale nie zawsze jest to konieczne.
Dla większości grup korzystne jest utworzenie następujących komisji: komisja budżetowa, której zazwyczaj przewodniczy skarbnik; komisja nominacyjna, która ocenia ludzi do potencjalnych funkcji kierowniczych; oraz komisja członkowska, która zwiększa liczbę członków. Proszę stworzyć dodatkowe komisje stałe, które będą odpowiadać szczególnym potrzebom Państwa organizacji.
Zebrania, na których brakuje skutecznego przewodniczącego, mogą stać się chaotyczne.
Jako przewodniczący musi Pan pozostać bezstronny, aby wyeliminować stronniczość. Należy skupić się na dyskusji i zapewnić wszystkim członkom możliwość podzielenia się swoimi poglądami. Nie należy wtrącać swojego zdania do dyskusji, chyba że chodzi o oddanie głosu lub przełamanie remisu.
„Bez skutecznego przewodniczącego zebrania mogą łatwo zboczyć z kursu, a to, co było regularnym i produktywnym zebraniem, może zamienić się w kłótnię.
Zrozumieć procedurę parlamentarną, aby móc pomóc członkom w sformułowaniu ich wniosków. Proszę unikać tych częstych błędów:
Używanie nieprecyzyjnego języka – Należy być zwięzłym i jasnym. Na przykład, podczas gdy w telewizji mówi się „so moved”, w rzeczywistości przewodniczący powinien powtórzyć, jaki wniosek zgłosił poseł.
Mylenie pytań z wnioskami – Osoby, które wielokrotnie krzyczą „pytanie” podczas zgłaszania wniosków, zachowują się nieładnie i nie zgłaszają nowych wniosków.
Zezwalanie na wnioski, które powinny być „nie na miejscu” – Nie należy pozwalać na składanie wniosków, które zachęcają do działań niezgodnych z prawem, przedstawiają działania, które grupa już odrzuciła lub forsują coś, co nie jest zgodne z Państwa regulaminem.
Zapobieganie wypaleniu się lub zdominowaniu zebrań.
Reguły Roberta pomogą Państwu zapewnić wszystkim uczestnikom możliwość podzielenia się swoimi pomysłami. Ramy te dają możliwość dzielenia się pomysłami osobom cichym lub introwertycznym, a także chronią głosy mniejszości w Państwa grupie. Często mówi się, że 80% grupy wykonuje tylko 20% niezbędnej pracy. Dzięki Regułom Roberta można zapewnić, że ludzie będą mieli możliwość przyjęcia na siebie większej odpowiedzialności, że nikomu nie grozi wypalenie z powodu przyjęcia zbyt wielu obowiązków i że żadna osobowość nie zdominuje grupy.
„Reguły Roberta chronią głosy mniejszości i sprawiają, że nawet ci, którzy nie uczestniczą aktywnie w grupie, zawsze mają otwarte drzwi.
Proszę rozważyć wyznaczenie parlamentarzysty, który pomoże Państwu rozszerzyć stosowanie Reguł Roberta w Państwa grupie. Mogą Państwo również skorzystać z uczestnictwa w programach edukacyjnych dla społeczności, które oferują wskazówki dotyczące procedury parlamentarnej lub Reguł Roberta.
O autorze
ClydeBank Business to wydawnictwo multimedialne dostarczające przystępne, przyjazne dla początkujących teksty klientom na całym świecie.