Powołując w firmie nowy zespół mający przeprowadzić określony projekt, warto przeprowadzić dla niego szkolenie zwane kombinatem planistycznym.  Uświadamia ono ludziom zasady planowania zadań, ustalanie ich kolejności i limitów czasowych. Zwraca uwagę na istotę delegowania czynności i podział ról w zespole. Uczy też koordynacji pracy poszczególnych osób.

W prezentowanym szkoleniu planowania, priorytetów, koordynacji i zarządzania czasem dotyczy nie tylko struktura kursu. Także pojedyncze zadania – gry, ćwiczenia fizyczne, zabawy grupowe prowadzone według metody experiential learning, uczenia doświadczalnego – związane są z tematem.

Poniżej przedstawiona jest jedna gra oraz jedno ćwiczenie grupowe, które mogą być zastosowane w takim kursie. Są to oczywiście przykładowe zadania. Trenerzy, przygotowując szkolenie, powinni dobrać własne, dostosowane do potrzeb uczestników kursu.

Jedną z gier może być “Domino Tower” – adaptacja ćwiczenia o tej samej nazwie przedstawionego w “50 Activities for Unblocking Your Organisation”,   Frencis and Woodcock, Gower, Aldershot, 1990.  Można ją przeprowadzić w ciągu około godziny, dla grupy 10-15 osób. Daje ona uczestnikom możliwość analizowania własnych zdolności planistycznych w konkurencyjnym środowisku.

Delegatów dzielimy na dwa czterosobowe zespoły, pozostałym uczestnikom dając role obserwatorów. Każdemu z graczy dajemy komplet domino. Tłumaczymy uczestnikom, że mają minutę na zaplanowanie, jak wysoką wieżę są w stanie zbudować z klocków domino w ciągu minuty – każdy z nich buduje własną wieżę. Za każdy właściwie zaplanowany centymetr wysokości otrzymają po pięć punktów. Za każdy centymetr wybudowany ponad plan – jeden punkt. Jeśli skonstruują wieżę niższą niż zaplanowana – otrzymują jeden punkt za każdy wybudowany centymetr. Przykładowo, jeśli ktoś zaplanował 20cm i tyle wybudował, otrzymuje 100 pkt. Jeśli wybudował 25cm – 105pkt, jeśli 15cm – 15 pkt.

Kiedy każdy z graczy określił swój plan, dajemy minutę na budowę. Następnie mierzymy wieże i przyznajemy punkty. Zwycięzcy możemy przyznać symboliczną nagrodę.

Teraz prosimy grupy o ocenę, jaką wysokość mogą mieć wybudowane przez nich wieże, jeśli zadanie powtórzymy. Tym razem istotna jest suma wysokości czterech wież wybudowanych przez zespół. Punktacja nie zmienia się w tej rundzie.

Po minucie planowania dajemy kolejną na budowę. Mierzymy wysokości, sumujemy i przyznajemy punkty. Następnie przeprowadzamy dyskusję ewaluacyjną. W jaki sposób gracze estymowali wysokość wież? Czy ryzykowali planowanie wysokich wież licząc na wiele punktów, czy dla bezpieczeństwa zaplanowali niższe? W jaki sposób przebiegała zespołowa estymacja w drugiej rundzie?

Kiedy gracze wyciągną szereg wniosków, przeprowadzamy raz jeszcze pierwszą rundę, po czym dyskutujemy zmiany w ich planowaniu i ich przyczyny. Przeprowadzamy drugą rundę i poddajemy dyskusji zmiany w zachowaniu całego zespołu. Prosimy uczestników o zanotowanie wniosków.

 

W kolejnej części artykułu – za tydzień na naszym blogu – opiszemy kolejne ćwiczenie także dotyczycące planowania.